Flexibles Büro und Fernarbeit: zwei Facetten des hybriden Arbeitens

Seit 2020 ist Telearbeit - teilweise oder ganz - für Millionen von Arbeitnehmern im Dienstleistungssektor auf der ganzen Welt eine Realität geworden. Auch wenn es für einige Flexibilität und Freiheit bedeutet, wollen viele Arbeitnehmer "ins Büro" zurückkehren. Aber in ein anderes Büro. Flexibler, kollaborativer: Das Flex-Office oder flexible Büro scheint den Anforderungen der Arbeitnehmer - und der Unternehmen - zu entsprechen.

Zwei Möglichkeiten, das "flexible" Büro zu erleben

Telearbeit bedeutet, außerhalb des Büros, zu Hause oder "nomadisch" zu arbeiten, und zwar auf eine vernetzte Art und Weise, dank der Technologien für Fernkommunikation und Zusammenarbeit.

Das flexible Büro ist eine Form der Organisation von Arbeitsbereichen ohne zugewiesenen Arbeitsplatz. Es findet zumeist in offenen Räumen statt und maximiert die Belegungsrate.

In Europa arbeiteten vor der Pandemiekrise weniger als 5 % der Beschäftigten regelmäßig in Telearbeit. Heute sind es mehr als dreimal so viele. In einigen Ländern, wie z. B. Finnland, beträgt der Anteil der "Fernarbeitnehmer" inzwischen sogar 25 %.

Die Realität der Telearbeit: mehr Zeit...

Die Arbeit aus der Ferne hat viele Vorteile. Sie kann Zeit sparen und die Produktivität steigern, indem sie "Tiefenarbeit" leistet. In der Tat wären Arbeitnehmer in bestimmten Berufen außerhalb des Büros effizienter. Studien haben ergeben, dass ein Angestellter in einem offenen Raum mehr als 130 Mal pro Tag unterbrochen wird. Zu Hause wäre es also einfacher, sich auf die Aufgaben der Reflexion zu konzentrieren: Schreiben, Analysieren und Modellieren.

Außerdem spart die Arbeit von zu Hause aus Reisezeit. Wenn man bedenkt, dass ein Pariser Arbeitnehmer im Durchschnitt 1 Stunde 30 pro Tag für den Transport aufwendet, ist dies ein erheblicher Gewinn. So geben 95 % der Telearbeiter an, von einer besseren Qualität ihres Privatlebens zu profitieren. Sie verschwenden keine Zeit mehr mit dem Verkehr und können ihren Arbeitstag besser organisieren. Frühaufsteher, die ab 8 Uhr morgens arbeiten, Sportler, die die Mittagspause zum Laufen nutzen, oder Nachtschwärmer, die lieber abends arbeiten: Sie alle können, absolut gesehen, in ihrem eigenen Tempo arbeiten.

... weniger Bindemittel?

Umgekehrt können Telearbeiter schnell sehr isoliert werden - vor allem, wenn alle sozialen Interaktionen eingeschränkt sind. Ein Phänomen, das die psychische Gesundheit von Arbeitnehmern auf der ganzen Welt belastet. In den meisten Fällen fühlen sich Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, auch von ihren Kollegen und ihrem Unternehmen abgekoppelt. Aus den Augen, aus dem Sinn? Es ist schwieriger, sich in die Gruppe hineinzuversetzen, wenn man nicht mehr zur "Gruppe" gehört.

Darüber hinaus können sich langfristig mehrere negative Auswirkungen der Telearbeit ergeben. Während viele Unternehmen einen Rückgang der Produktivität ihrer Teams befürchteten, stellen wir fest, dass die Mitarbeiter genauso viel oder sogar mehr arbeiten als zuvor. Es ist sogar noch schwieriger, sich von der Arbeit abzukoppeln. Vor allem ist es kompliziert, zwischen Arbeitszeit/-raum und persönlicher Zeit/-raum zu unterscheiden.

Die Vorteile des flexiblen Büros

Insgesamt erfordert die Fernarbeit viel Selbstdisziplin: Man muss wissen, wie man die Verbindung unterbricht und wie man einen geeigneten Ort/Zeitpunkt für jede Aufgabe findet. Aus diesem Grund wollen viele Arbeitnehmer nicht die meiste Zeit aus der Ferne arbeiten.

Dennoch stellen wir fest, dass die Arbeitnehmer heute mehr Flexibilität in ihrem Arbeitsalltag erwarten. Dies betrifft auch die "räumliche" Organisation der Arbeit. In einer Gruppe an einem Ort der Ideenfindung arbeiten, sich in einer Telefonblase abkapseln oder sich ganz einfach in einem offenen Raum mit seinen Kollegen wiederfinden: für jede Aufgabe gibt es einen Platz. Das ist das Prinzip des flexiblen Büros.

Das flexible Büro: "Der Baum, der den Wald verbirgt"?

Laut Anne-Sophie Winiszewski, Direktorin von The Boson Project, müssen Unternehmen, die ein flexibles Büro einrichten wollen, " gründlich über die Flexibilisierung ihrer Organisation nachdenken und darüber, was dies für die Teams bedeutet ". In der Tat wirkt sich die Umgestaltung und Neuaufteilung der Räume auf die Beziehungen im Büro aus. Management, Teamzusammenhalt können auf den Kopf gestellt werden.

Aus diesem Grund müssen die Arbeitnehmer an der Entwicklung der Arbeitsmethoden im Unternehmen beteiligt oder zumindest darüber informiert werden. Für AS. Wineszewski könnten sich die Arbeitnehmer in der Tat davon abwenden, "wenn sie es nur als ein Instrument zur Einsparung von Geld für das Unternehmen wahrnehmen ".

Der neue mobile Mitarbeiter

Zu Hause, in einem Coworking Space und sogar in ihren Büros: Arbeitnehmer werden zu Nomaden. Sie können im Laufe des Tages den Arbeitsplatz oder sogar die Arbeitsstätte wechseln. Was zählt: ihre Verbindung. Aber auch die Leichtigkeit, mit der wir mit ihnen kommunizieren können.

In einer sich wandelnden Welt ist es in der Tat noch wichtiger, die "Regeln" für neue Organisationen festzulegen, aber auch Werkzeuge an die Hand zu geben, um sich selbst zu organisieren und einfach zu kommunizieren. Daher bevorzugen Teams Lösungen, die es ihnen ermöglichen, zu wissen, "wer" sich "wo" befindet und ihren Arbeitsplatz einfach zu reservieren.

Unterstützung bei der Einführung flexibler Arbeitsformen in Ihrem Unternehmen

Die Lösung von Witco hilft den Mitarbeitern, ihren Arbeitstag zu organisieren. Sie ermöglicht es den Raumverwaltern auch, in Echtzeit den Belegungsgrad jedes Raumtyps zu kennen. Wichtige Daten, um das Büro an die tatsächliche Situation anzupassen (gesundheitlich, wirtschaftlich, intern).

Ein solches Instrument ermöglicht es, die Einführung der flexiblen Arbeit zu unterstützen, um die Hindernisse für die Annahme durch die Arbeitnehmer zu beseitigen. Auch wenn das Flex-Office die Möglichkeit bietet, auf die Einwände gegen die Telearbeit zu reagieren, stößt es auch auf Hindernisse. Verlust von Orientierung, Zeit, mangelnde Sichtbarkeit... Eine spezielle App bietet jedoch Transparenz und Effizienz.

Flex-Office und Telearbeit sind zwei Formen der flexiblen Arbeitsorganisation. Beide erlebten während der Pandemiekrise ein kometenhaftes Wachstum. Heute scheinen sie auf dem besten Weg zu sein, zu einem wichtigen Bestandteil der Arbeitswelt zu werden. In der Tat erfordern beide eine Anpassung seitens des Unternehmens - sowohl auf der Ebene der Büros als auch der Teams. Heute geht es also nicht darum, "flexibles Büro" und "Telearbeit" zu bekämpfen, sondern die Methode zu wählen und zu unterstützen, die den Bedürfnissen der Organisation und der Mitarbeiter am besten entspricht.