Bureau flexible et télétravail : deux facettes du travail hybride

Depuis 2020, le télétravail – partiel ou total – est une réalité pour des millions de travailleurs du secteur tertiaire dans le monde. S’il est synonyme de flexibilité et de liberté pour certains, beaucoup de salariés souhaitent revenir « au bureau ». Mais un bureau différent. Plus flexible, plus collaboratif : le flex office ou bureau flexible semble répondre aux demandes des collaborateurs – et des entreprises.

Deux façons de vivre le bureau “flexible”

Le télétravail consiste à travailler hors des bureaux, chez soi ou en mode “nomade” de manière connectée, grâce aux technologies de communication et de collaboration à distance.

Le flex office est un mode d’organisation des espaces de travail sans poste de travail attitré. Il prend place, le plus souvent, au sein d’open spaces et permet d’en maximiser les taux d’occupation.

En Europe, avant la crise sanitaire, moins de 5% des salariés télétravaillaient régulièrement. Ils sont aujourd’hui plus du triple.. Certains pays, comme la Finlande, atteignent même désormais les 25% de travailleurs en « distanciel ».

La réalité du télétravail : plus de temps…

Le télétravail a de nombreux atout. Il peut permettre de gagner du temps et d’augmenter sa productivité en faisant du “travail profond”. En effet, loin du bureau, les salariés sur certains métiers seraient plus efficaces. Des études notent qu’un collaborateur en open space est interrompu plus de 130 par jour. Chez soi, on pourrait ainsi plus facilement se concentrer sur les missions de réflexion : rédaction, analyse et modélisation.

Par ailleurs, travailler de chez soi permet d’économiser des temps de trajet. Lorsque l’on sait qu’en moyenne, un salarié parisien passe 1h30 par jour dans les transports, c’est un gain appréciable. Ainsi, 95 % des télétravailleurs déclarent bénéficier d’une meilleure qualité de leur vie personnelle. Ils ne perdent plus de temps en transport mais peuvent aussi mieux organiser leur journée de travail. Lève-tôt connectés dès 8h, sportifs qui profitent de la pause déjeuner pour courir ou oiseaux de nuit qui préfèrent travailler en soirée : ils peuvent tous, dans l’absolu, travailler à leur rythme.

… moins de liant ?

À l'inverse, les les télétravailleurs peuvent rapidement devenir très isolés – surtout lorsque toutes les interactions sociales sont limitées. Un phénomène qui pèse sur la santé mentale des travailleurs, partout dans le monde. Le plus souvent, les personnes travaillant à domicile ressentent aussi une déconnexion par rapport à leurs collègues et à leur entreprise. Loin des yeux, loin du cœur ? Il est plus difficile de se projeter au sein du groupe quand on ne fait plus « groupe ».

Par ailleurs, plusieurs effets négatifs du télétravail peuvent apparaître à long termes. Alors que de nombreuses entreprises craignaient une baisse de la productivité de leurs équipes, on note que les collaborateurs travaillent autant voire plus qu’avant. En fait, à distance, il est encore plus difficile de se déconnecter. Surtout, il est complexe de faire la différence entre le temps / l’espace du travail et le temps / l’espace personnel.

Les atouts du bureau flexible

Globalement, le travail à distance nécessite beaucoup d'autodiscipline : savoir se déconnecter, savoir trouver un lieu / temps propice pour chaque mission. C’est pourquoi de nombreux travailleurs ne souhaitent pas passer la majeure partie de leur temps en distanciel.

Néanmoins, on constate que les les collaborateurs attendent désormais plus de souplesse dans leur journée de travail. Cela passe aussi par l’organisation « spatiale » du travail. Travailler en groupe dans un lieu d’idéation, s’isoler dans une bulle téléphonique ou bien tout simplement se retrouver dans un open space partager avec ses collègues : à chaque mission, son lieu. C’est le principe du flex office.

Le bureau flexible « l’arbre qui cache la forêt » ?

Anne-Sophie Winiszewski, Directrice au sein du cabinet The Boson Project, les entreprises qui envisagent de mettre en place le bureau flexible « doivent mener une réflexion de fond sur la flexibilisation de leur organisation et de ce que cela implique pour les équipes ». En effet, redessiner et redistribuer les espaces a un impact sur les relations de bureau. Le management, la cohésion d’équipe peuvent être chamboulées.

C’est pourquoi les collaborateurs doivent être impliqués, ou a minima, informés, de l’évolution des modes de travail au sein de l’entreprise. Pour A-S. Wineszewski, les collaborateurs pourraient en effet s’en détourner « s’ils le perçoivent uniquement comme un outil d’économie pour l’entreprise ».

Le nouveau collaborateur nomade

Chez lui, en espace de coworking et même au sein de ses bureaux : le salarié devient un nomade. Il peut changer de place voire de lieu au cours de la journée. Ce qui compte : sa connexion. Mais aussi la facilité avec laquelle on peut communiquer avec lui.

En effet, dans un monde en mouvement, il est encore plus important d’afficher les « règles » des nouvelles organisations mais aussi de donner des outils à chacun pour s’organiser et communiquer facilement. Ainsi, les équipes plébiscitent les solutions leur permettant de savoir « qui » est « où » et de réserver leur poste de travail simplement.

Accompagner la mise en place du travail flexible au sein de son organisation

La solution Witco donne la main aux collaborateurs dans l’organisation de leur journée de travail. Il permet aussi aux gestionnaires des espaces de connaître, en temps réel, le taux d’occupation de chaque type de lieu. Des données clés pour adapter le bureau à la réalité de la situation (sanitaire, économique, interne).

Un tel outil permet d’accompagner la mise en place du travail flexible afin de lever les barrières à l’adoption des collaborateurs. En effet, si le flex office permet de répondre aux objections faites au télétravail, il rencontre aussi des détracteurs. Pertes de repères, de temps, manque de visibilité… Or une app dédiée offre transparence et efficacité.

Le flex office et le télétravail sont deux modes d'organisation flexible du travail. Tous deux ont connu une croissance fulgurante pendant la crise de la santé. Aujourd'hui, ils semblent en passe de devenir des éléments clés du monde du travail. En effet, tous deux nécessitent une adaptation de la part de l'entreprise - tant au niveau de ses bureaux que de ses équipes. Aujourd'hui, il ne s'agit donc pas d'opposer "bureau flexible" et "télétravail" mais de choisir et de soutenir la mise en œuvre de la méthode qui répond le mieux aux besoins de son organisation et de ses employés.