Qu’est-ce qu’est le flex office ?

Le Flex-office (ou « hot desking ») gagne du terrain. Ce mode d’organisation des espaces de travail a la particularité de ne plus attribuer de bureaux fixes aux collaborateurs. Ces derniers peuvent ainsi choisir chaque jour un poste de travail différents, à la volée ou sur réservation. Une organisation qui permet de mieux distribuer les espaces privés / collaboratifs en entreprise, à l’heure où le travail hybride – et donc le télétravail – vide les open spaces..

D’après OCDE 50% de télétravailleurs en France et au Royaume-Uni en 2020 souhaitent conserver une organisation flexible du travail. Le but du bureau flexible est bien de (re)donner la main aux équipes sur leurs modes de travail. Mais ce changement d’organisation n’est pas si simple : questionnement des équipes, gestion au quotidien, évolutivité…

Quels sont les avantages et Inconvénients ?

Les+
Réduction des coûts
Moins de routine
Beaucoup de lien social
Productivité et créativité

Inconvénients
Bureau impersonnel
Mauvaise gestion du flex desk
Distraction
Intégration difficile
Difficulté à garder le contact

• Ce type d’organisation du bureau attire de plus en plus d’entreprises, portées par les possibles réductions de coûts: les postes de travail en bureaux ne sont pas utilisés en même temps pour différentes raisons telles que le télétravail, les congés, les arrêts maladie, les congés maternité ou paternité, etc. En disposant d’un nombre de postes de travail moins important que le nombre de collaborateurs total, le flex office permet ainsi de diminuer les coûts et d’optimiser l’usage des espaces.

• Du côté des collaborateurs aussi, c’est avantageux. Ce nouvel aménagement casse leur routine : ils peuvent s’installer à un nouveau bureau chaque jour, profiter d’un confort différent selon son humeur (table, bureau, canapé, espace collaboratif ou isolé) et côtoyer des collègues différents chaque jour. Cette mixité permet de ne pas s’ennuyer mais aussi de créer plus de lien social ! Tous ces avantages entrainent une meilleure qualité de vie au travail (QVT), et l’on sait que celle-ci a un impact direct sur l’amélioration de la productivité au travail. D’ailleurs, une étude de bloom at work a prouvé que des employés épanouis sont en moyenne 86% plus créatifs.

• Cependant, ce concept du bureau flexible demande aussi un bon niveau d’adaptation de la part des collaborateurs : fini la photo de famille posée dans un petit coin du bureau et les cacahuètes rangées dans le 2ème tiroir … Travailler en flex office peut être difficile pour un collaborateur qui aime se retrouver dans son petit cocon : le bureau impersonnel n’y laisse pas sa place. Au-delà de ce simple fait, le risque de mal s’organiser et de se retrouver au travail sans poste vacant ou loin de son équipe peuvent démotiver les collaborateurs.

Et si le flex office est synonyme de nouvelles rencontres, il peut aussi facilement déconcentrer les plus curieux. Changer de poste chaque jour est un challenge qui n’est pas toujours évident à relever : installation, branchement, rangement et discussions avec de nouveaux collègues… Pour éviter ces aspects, les dirigeants doivent savoir comment mettre en place le modèle de travail hybride et motiver le retour de leur personnel.

Quels sont les étapes clés pour mettre le flex office en place ?

1. Préparation du calendrier et assignation des jours de présence

L’objectif du flex office est d’offrir plus de flexibilité et de collaboration avec moins d’espaces privés. Pour que cela soit possible, l’entreprise ou les collaborateurs eux-mêmes doivent anticiper et organiser leur présence sur site. Il est donc primordial pour les employés de s’accorder sur un planning prêt à être appliqué !!

2. Roulement des bureaux et postes de travail en flex office

Le flex office se traduit par la mise à disposition de bureaux et environnements de travail variés. En anticipant la gestion de ces espaces, les entreprises cherchent in fine à faciliter les échanges et les rencontres professionnelles et à insuffler plus de dynamisme et de collaboration au quotidien. En fonction du rythme mis en place au sein de l’entreprise, voire de chaque équipe, les besoins en postes de travail et espaces partagés ne seront pas les mêmes. Il est donc primordial de bien évaluer la présence maximale sur site pour proposer le nombre d’espaces, privés ou communs, adéquats. Idem pour les services annexes comme la restauration d’entreprise ou la conciergerie.

Les gestionnaires doivent donc désormais anticiper :

• la flexibilité "spatiale", pour des espaces ouverts ou semi-ouverts, disposant d’une multitude de fonctionnalités et services ;
• la flexibilité "d'occupation", pour les lieux réservables sur des durées déterminées.

Eh oui, véritable vecteur de lien social, un espace de flex office réussi est un espace où flexibilité des espaces et gestion optimale font bon ménage !

3. Indication des zones réservées

Certaines entreprises envisagent le flex office comme un espace entièrement accessible à tous les employés, en appliquant des placements 100% libres. Cette méthode a néanmoins ses limites : en effet, des études montrent qu’n employé a besoin d’un minimum de repères sur son lieu de travail..

Afin de garder une cohésion d’équipe, certaines entreprises optent donc pour un placement autour duquel les équipes se retrouvent dans une même zone délimitée / étage / bloc de bureaux. Chacun est tout de même libre de s’installer au bureau qui lui convient selon son humeur du jour. Après tout, c’est l’esprit flexible qui l’emporte !

Anticiper l’offre en flex office, c’est donc aussi réfléchir à la valeur ajoutée qui en ressort. Si l’idée est de casser la routine en gardant un certain cadre pour les collaborateurs, alors il s’avère efficace de préparer des zones délimitées selon le choix des managers et des équipes, de réfléchir aux disponibilités des postes dans celles-ci, et de les rendre possiblement modulables. Cette gestion est chronophage : mieux vaut qu’elle soit instaurée avant l’arrivée des collaborateurs !

4. Utilisation d’une solution de gestion digitale pour le flex office

Dans une démarche d’optimisation des espaces et de création d’une offre qualitative, il est indispensable de s’équiper de logiciels de gestion, messageries instantanées, plateforme de réservation d’espaces… La liste peut rapidement s’allonger. Et si passer par une application tout-en-un était la solution pour gérer efficacement et facilement des espaces flexibles ?

Pour résumer, le flex office est une révolution en marche ! Il bouleverse les habitudes des collaborateurs tout en répondant aux besoins de flexibilité et de collaboration qui entourent le « retour au bureau ». Pour être adoptée, l’organisation en bureau flexible doit être accompagnée.  Adaptation des règles d’usage, concertation avec les équipes, space planning adapté mais surtout outil de gestion et de suivi… Il ne s'improvise pas ! Le penser – et s’outiller pour le gérer – est aujourd’hui le gage d’une gestion saine : avec Witco, les gestionnaires des espaces peuvent prendre connaissance en temps réel du taux d’occupation des lieux et surtout de la satisfaction des équipes. Un moyen efficace de détecter les optimisations à apporter afin que le bureau reste toujours au service des collaborateurs.

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