SaaS oder On-Premise: Welche Lösung würden Sie für Ihr Smart Building wählen?

Bürogebäude haben in den letzten Jahren große Umwandlungen durchlaufen. Sie wurden zu einem Ort gemacht, der die Verbundenheit zum Unternehmen und die Kollaboration zwischen Teams stärkt. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf, sollte das moderne Büro Räumlichkeiten bieten, die die Diskussion und Kreativität fördern und gleichzeitig auch ökonomisch rentabel sind: da Angestellte nicht mehr jeden Tag zu ihrem Arbeitsplatz pendeln, sollte der angebotene Arbeitsplatz flexibel und mit anderen Arbeitern teilbar sein.

Um all diesen Anforderungen zu entsprechen, müssen Abläufe und Dienstleistungen optimiert werden, sodass die Angestellten einen Nutzen davon haben. Mit anderen Worten: der Angestellte, der sich die Mühe macht, zu seinem Arbeitsplatz zu pendeln, will von einem perfekten Arbeitserlebnis profitieren. Heute wollen Angestellte ihren Arbeitsplatz oder einen Meetingraum mit nur 2 Klicks buchen, mit einer Push-Nachricht über die Ankunft eines Besuchers informiert werden und ganz einfach ihre Teilnahme an Veranstaltungen innerhalb des Gebäudes bestätigen.

Die Umwandlung einer Immobilie in ein Smartbuilding, ein verbundenes und dienstleistungsorientiertes Gebäude muss eine speziell an das Gebäude angepasste App haben. Für diese Umwandlung existieren heute bereits unterschiedliche Werkzeuge:

• SaaS-Software (Software as a Service) die mit Abonnement online genutzt werden kann. Diese, oft benutzerfertigen Plattformen, erlauben ein schnelles Einrichten, ohne physikalische Installation. Technische Instandhaltung, sowie visuelle und funktionelle Updates sind bereits in den Kosten enthalten.
• Die andere Möglichkeit ist die Nutzung einer sogenannten On-Premise-Software (Modell "Agentur"), die auf Anfrage von einer Agentur entwickelt wird. Betrieb und Instandhaltung dieser personalisierten Lösung muss vom Kunden selbst, oder einem Drittanbieter (der bezahlt werden muss), organisiert werden.

SaaS oder On-Premise Software: welche Software ist am besten zur Digitalisierung eines Gebäudes geeignet?

Die Digitalisierung eines Gebäudes, ein Phänomen, das das Mieterlebnis optimiert

Während sich die Immobilienwelt langsam in die digitale Richtung bewegt, entsteht ein globaleres Phänomen, das darauf abzielt, alle in Gebäuden angebotenen Dienstleistungen besser (online) zugänglich zu machen. Dies ist eine Folge des Aufkommens von Coworking und Coliving. Das Angebot von Dienstleistungen steht heute im Mittelpunkt der Gebäudeattraktivitätsstrategie und richtet sich nach den Bedürfnissen und Wünschen der Mieter.

Ein Smart Building, in welchem der Nutzer alles mit nur seinem Smartphone erledigen kann, ist die Lieblingslösung von Immobilienbesitzern und deren Mietern. Die gewählte Lösung sollte alles mit nur einem einzigen Zugang können:

• Information und Empfang (virtueller Ausweis, Kartenmaterial, Zugang zu Dokumenten und nützlichen Kontakten);
• Kommunikation mit anderen Bewohnern (Nachrichten, Kleinanzeigen usw.);
• Tägliche Aktivitäten und Dienstleistungen (Buchung eines Raumes oder eines Sportkurses, Bestellung von Mahlzeiten, Organisation der Reinigung der Kleidung, Bezahlung von Dienstleistungen / Click & Collect von Marktplatzartikeln, Ankündigung von Besuchern und Post);
• Problemlösung (Notfallkontakte, Feedback und Weiterverfolgung von Vorfällen).

Es ist wichtig, dass alle Dienstleistungen auf einer einzigen Plattform zu finden sind Dienstleistungen haben sich in den letzten Jahren stark entwickelt, aber der Support und die Dienstleistungsanbieter sind so zahlreich, dass es für Angestellte oft schwierig ist, die richtigen Informationen zu finden, oder zu überblicken, wie sie eine bestimmte Dienstleistung buchen können.

Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass sie sich in ein und demselben Gebäude befinden:

• eine App für das Restaurant
• eine App für die Buchung eines Raumes, oder eines Arbeitsplatzes
• eine App für den Bericht eines Zwischenfalls
• eine App für die Buchung eines Sportkurses
• eine App für die Buchung einer Dienstleistung / eines Artikels vom Pförtner

Dieses Angebot ist praktisch unzugänglich, da es unübersichtlich ist und Angestellte gezwungen sind, zahlreiche Apps herunterzuladen und sich noch mehr Passwörter zu merken, während diese Lösung gleichzeitig auch sehr teuer für das Unternehmen ist. Aus diesem Grund ist es wichtig, sicherzustellen, dass so viele Mieter wie möglich von einer App profitieren.

Ein verbundenes Gebäude: was eine erfolgreiche App ausmacht

Wenn Sie sich für eine Umwandlung Ihrer Immobilie zu einem Smart Building entscheiden, müssen Sie sich, bei der Entscheidung für eine Lösung, mehrerer Kriterien bewusst sein:

• die Merkmale müssen für die Bewohner und Verwalter des Gebäudes nützlich sein;
• Die Ergonomie muss den besten Marktstandards entsprechen;
• die Plattform muss technisch einwandfrei sein und regelmäßig aktualisiert werden;
• Regelmäßige Ergänzungen der Funktionen müssen vorgenommen werden, um sich an die Nutzung anzupassen;
• die Annahme der Plattform muss von Menschen unterstützt werden;
• Die finanziellen und personellen Kosten müssen in einem angemessenen Verhältnis zu dem erwarteten Nutzen der Lösung stehen.

Diese wesentlichen Elemente können sowohl durch das SaaS-Modell als auch durch das Agenturmodell abgedeckt werden.

Das personalisierte On-Premises „Agentur“-Modell ist eine urheberrechtlich geschützte Lösung, deren Aktualisierung oftmals schwierig ist

das „Agentur“-Modell entscheiden, entscheiden Sie sich für eine einzigartige App, die genau an die speziellen Bedürfnisse eines bestimmten Smart Buildings angepasst ist. In der Praxis heißt das, dass eine App von Grund auf erschaffen wird und die Kosten dafür von nur einem einzigen Kunden getragen werden. Das Projekt, das sich über mehrere Monate hinweg ziehen kann, erfordert ebenfalls ein signifikantes internes Investment, um die Anforderungen zu definieren und den Fortschritt des Projekts zu überwachen.

Bei Einführung repräsentiert die App die zu diesem Zeitpunkt angebotenen Dienstleistungen. Langfristig können diese On-Premises-Lösungen jedoch versagen. Die App, die einzigartig und spezifisch ist, profitiert nicht von der Netzwerkinteraktion und jedes Schaubild und jedes funktionelle Update muss vom Kunden selbst getragen werden (finanziell, aber auch in Hinsicht auf das Projektmanagement). Technische Instandhaltung erhöht die Gesamtkosten ebenfalls.

In einem sich ständig verändernden Umfeld, wo jeden Monat neue Dienstleistungen eingeführt werden, sind fixe Lösungen ungeeignet. Sie unterliegen den Unwägbarkeiten des Geschäftslebens, wie zum Beispiel Budgetkürzungen, die zu einem Ende von Updates führen, Veränderungen im Kundenteam, die zu einem Verlust der Betriebsexpertise führen, usw. Wenn die Teams, die für das Projekt verantwortlich sind, ihr Interesse verlieren, wird die App zu einem ungenutzten Werkzeug, das einmal sehr teuer gewesen war.

Neben der Entwicklung von Funktionalitäten und dem wirtschaftlichen Auf und Ab eines Unternehmens ist auch die Technologie etwas, das sich sehr schnell verändert. Die Geschwindigkeit der Veralterung wird durch die GAFAMs (Big Five US-amerikanischen Technologie-Unternehmen) beschleunigt, die uns an ein Innovationstempo gewöhnt haben, dem nur schwer zu folgen ist.

Die SaaS-Lösung, eine App „von der Stange“, zu einem Bruchteil der Kosten

Die Alternative zum On-Premises-Modell ist das SaaS-Modell mit einer App „von der Stange“, die oft nicht sehr gut personalisierbar ist. Mehrere Kunden besitzen das selbe Werkzeug – in einem anderen Look – sodass die Kosten geteilt werden können. Im Durchschnitt kostet eine SaaS-Lösung nur ein Fünftel des Preises einer Lösung, die von einer Agentur entwickelt wurde.

Die Implementierung einer SaaS-Lösung kann in relativ kurzer Zeit erfolgen und der Kunde wird weniger eingespannt, da er nur die bereits existierende App konfigurieren muss. Das SaaS-Modell ermöglicht zusätzlich eine Anpassung an die Nutzung und vermeidet jährliche Entwicklungskosten. Der Preis dieser Anpassung ist im Abonnement inbegriffen und wird sich normalerweise nicht mehr ändern.

Diese standardmäßige Lösung hat jedoch einen signifikanten Nachteil: Für einen Kunden stellt eine Smart Building-App auch ein Vorzeigeobjekt dar, das die Unternehmenskultur repräsentieren und sich deshalb von der App anderer Kunden unterscheiden soll.

Ein gemischtes Modell, um den Anforderungen eines Smart Buildings zu entsprechen

Die Anforderungen von Mietern an ihr Wohn- und Arbeitsumfeld sind identisch: Kommunikation, Gemeinschaft und Dienstleistungen… sie wollen einen einfachen Zugang zu den Angeboten ihres Gebäudes. Trotzdem ist jedes Gebäude einzigartig und jedes Unternehmen wünscht sich, sein eigenes Mieterlebnis zu bieten, um seine Marke hervorzuheben und zur Bildung einer Gemeinschaft beizutragen.

Aus diesem Grund wünschen sich die heutigen Smart Buildings die Flexibilität einer App „von der Stange“, mit der Möglichkeit zur Personalisierbarkeit. Durch die Nutzung eines solchen Modells erhalten Kunden eine personalisierbare Lösung, profitieren von geringeren Kosten und können ihren Kunden ein einzigartiges Erlebnis bieten. Die Integration von eigenen Dienstleistungsanbietern ist möglich, genauso wie die Auswahl der Farben der App. Das „Anpassungsfähige SaaS“ basiert auf einer hochmodernen Plattform, die ein hohes Maß an Personalisierbarkeit bietet. Die Immobilie wird zur Marke. Der Kunde profitiert von einer optimalen Lösung und hält seine Kosten gering, dank eines Jahres-Abonnements, das ohne zusätzliche Kosten beendet werden kann.