Gestion des espaces de travail : le guide

L’immobilier représente souvent la deuxième dépense la plus importante pour les entreprises après les salaires. Dans ce contexte, optimiser l’utilisation de l’espace de travail est désormais une priorité stratégique.  

Vous vous interrogez sur l’activity-based working (ABW) pour l’aménagement de vos espaces, sur la conception d’un environnement de travail favorisant le bien-être, ou bien sur la transformation de vos locaux en espaces connectés ?
Ce guide vous dit tout sur la gestion des espaces de travail. 

Qu’est-ce que la gestion des espaces de travail ?

Au sein des entreprises, la gestion de l’espace de travail réunit supervision et organisation des installations dans le but de maximiser l’efficacité du lieu de travail. Il incombe aux facility managers de créer des espaces qui donneront envie aux collaborateurs de donner le meilleur d’eux-mêmes pour atteindre les objectifs de productivité de l’entreprise.  

Le facility manager

Le facility manager recherche l’équilibre parfait entre les attentes des collaborateurs, les équipements disponibles et les espaces utilisables. Il analyse l’activité au sein du bâtiment à l’aide de données collectées sur les flux de circulation, notamment, afin d’exploiter au mieux les locaux, tant par l’agencement des espaces, la conception de salles et de bureaux, que par l’optimisation du parking, par exemple.

Les avantages d’une gestion de l’espace de travail efficace

Ainsi, une gestion de l'espace efficace comporte de nombreux avantages non négligeables pour les entreprises, tels que l'amélioration de la productivité des collaborateurs, la diminution des coûts immobiliers et la réduction de leur impact environnemental.

Quelques concepts clés

Avant de détailler les défis de la gestion des espaces de travail et de vous guider sur la manière de les relever, commençons par définir quelques concepts clés :

• Suivi de l'occupation et des usages

Le suivi de l'occupation implique une surveillance en temps réel rendue possible par des capteurs et des logiciels. L’analyse des données ainsi collectées révèle des tendances d’utilisation, parfois surprenantes. À partir de ces informations, les entreprises optimisent l’allocation des espaces selon les besoins réels. Il en résulte une amélioration de l'efficacité et une réduction considérable des coûts.  

• Space planning

Le space planning, ou l’art de l’équilibre, est une approche stratégique de l’aménagement de bureaux qui contribue à l’efficacité opérationnelle ainsi qu’au bien-être des collaborateurs. Elle implique de répartir judicieusement les espaces collaboratifs et individuels pour favoriser à la fois synergie d'équipe et concentration personnelle.  

• Solutions d'espace de travail hybride ‍

Les solutions d'espace de travail hybride sont conçues pour s'adapter aux modes de travail contemporains, tels que le télétravail et le flex office, en proposant des aménagements évolutifs. Ce type de solutions inclut le hot-desking (sans réservation, premier arrivé, premier servi), les espaces de travail partagés (favorisant la collaboration entre différentes équipes), ou encore les espaces polyvalents qui peuvent servir à la fois de salles de réunion, d'espaces de détente ou de bureaux individuels. L’offre ainsi diversifiée permet aux collaborateurs de choisir l'environnement optimal pour leurs tâches, tout en maximisant l'utilisation des surfaces disponibles.

• Activity-based working

Les entreprises optent fréquemment pour la mise en place d'espaces de travail ouverts, plus communément appelés « open spaces », dans le but de renforcer la collaboration entre les équipes pour améliorer la productivité. L’activity-based working repose sur le principe inverse : chaque activité de la journée de travail mérite un espace spécifique. Adopter cette approche, c’est offrir aux collaborateurs une diversité d’espaces pour limiter les nuisances sonores, notamment. Par exemple les espaces insonorisés, tels que des cabines ou des box, permettent de créer des lieux dédiés à la concentration individuelle, préservant ainsi la sérénité et l’efficacité des collaborateurs.  

• Logiciels de GMAO et IoT

Les logiciels de CAFM (Computer-Aided Facility Management) ou de GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur), ainsi que les plateformes IoT (Internet des Objets) sont des outils essentiels pour optimiser la gestion de l'espace de travail. Par exemple, les capteurs IoT collectent des données en temps réel sur l'utilisation, les conditions environnementales et l'occupation. L’analyse des rapports établis à partir de ces données facilite la prise de décision et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle globale. Parallèlement, les solutions CAFM ou GMAO rationalisent les aspects opérationnels, de la planification de la maintenance au suivi des actifs.

Les défis de la gestion des espaces de travail

Aujourd’hui, les outils technologiques et l’analyse de données sont des incontournables du facility management. Ils permettent de prendre des décisions à partir d’informations précises pour relever les défis tels que :

1. Optimisation de l'espace de bureau
   Trouver le juste milieu entre l’utilisation maximale d’un espace et le bien-être des collaborateurs : ne pas gaspiller les ressources avec des bureaux trop spacieux, mais veiller à éviter les bureaux exigus, au risque d’une diminution de la productivité. Cela commence dès leur arrivée sur site, avec le stationnement : évitez le stress quotidien lié aux difficultés de stationnement et au temps passé à trouver une place. Appuyez-vous sur un logiciel de gestion de stationnement automatisé tel que Zenpark, Sharvy ou Izix, et optimisez vos places de parking tout en vous assurant que vos collaborateurs ont une place quand ils en ont besoin.  

2. Économies d'énergie  
   Les principaux postes énergétiques sont la gestion de la température et l’alimentation électrique. Si la pose de systèmes CVC et de panneaux solaires permet de réaliser des économies, vous pouvez augmenter vos performances en choisissant les bons équipements : de l’éclairage LED, des tablettes à détection de luminosité et de mouvement pour votre signalétique (ex. le RoomPad Silver), voire des équipements low-tech tels que les étiquettes à encre numérique DeskTag. Chaque appareil présent dans votre bâtiment représente une source de dépense énergétique qui peut être optimisée.  

3. Responsabilités immobilières  
   Chaque mètre carré d'espace dans un bâtiment a un coût. C'est pourquoi les faciility managers doivent tirer le meilleur parti de leur espace, surtout avec l’essor des modes de travail hybrides et à distance. Appliquer les nouveaux principes de gestion de l'espace de travail, comme les bureaux partagés et l’activity-based working, contribue à réduire les coûts immobiliers tout en offrant aux collaborateurs l'espace dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

4. Réduction de l’impact environnemental  
   Rendre les bâtiments plus durables en adoptant des pratiques de gestion de l'espace innovantes : favoriser l'éclairage naturel, avec des techniques telles que les puits de lumière et les tubes solaires, peut réduire le besoin en lumière artificielle. Plus simple, l'adoption d'une politique de nettoyage écologique, avec des produits et méthodes respectueux de l'environnement, réduit déjà l'impact environnemental d'un bâtiment.

5. Gestion efficace des salles  
   Les salles de réunion sont des biens très prisés ! Essentielles pour la collaboration, elles peuvent être sources de frustration si leur réservation s’avère difficile, et coûteuses si elles ne sont pas exploitées à la hauteur de leur potentiel. C'est pourquoi les logiciels de réservation de salles comme Witco sont de précieux outils pour les facility managers et pour l’ensemble des occupants. Avec Witco, la réservation de salle est simple et rapide : chacun peut réserver depuis son smartphone ou sur l’application web. Le système centralise les données permettant aux facility managers d’obtenir des rapports d’occupation détaillés pour comprendre les usages et pouvoir ajuster les pratiques de gestion des espaces de travail en conséquence.

Mesures clés en matière de gestion de l’espace de travail

La gestion de l’espace de travail repose sur le recueil de données pertinentes qui permettent la création d’espaces de travail conçus pour accueillir efficacement à la fois les collaborateurs et les équipements en recherchant le juste milieu entre la qualité de vie au travail et l’optimisation de l’espace de bureau. Voici quelques conseils pour y parvenir.  

Analyse et évaluation de l'utilisation des espaces

La première étape consiste à établir une connaissance approfondie de vos espaces actuels.

• Audit des espaces: documenter tous les espaces disponibles et leur utilisation

• Taux d'occupation: mesurer le taux d'utilisation réel des différentes zones

• Cartographie des flux: analyser les mouvements et interactions au sein des espaces

Planification stratégique de l'aménagement du lieu de travail

Une planification efficace permet d'aligner l'utilisation des espaces sur les objectifs organisationnels.

• Définition des besoins: identifier les exigences spécifiques de chaque département

• Prévision de croissance: anticiper les besoins futurs en espace

• Scénarios flexibles: développer plusieurs options d'aménagement pour s'adapter aux changements

Supervision de l'utilisation des espaces

Des solutions numériques innovantes facilitent considérablement la gestion des espaces de travail en fournissant des données en temps réel sur la disponibilité des ressources, le traitement des incidents, ou la planification de la maintenance.

• Logiciels de GMAO: utiliser des systèmes de gestion, tels que Servicenow, ServiceInsight by CBRE ou Looma by VINCI Facilities, pour suivre l'utilisation des espaces, gérer les demandes de maintenance et communiquer facilement avec toutes les parties.

• Capteurs IoT: installer des capteurs Cisco ou Z#bre pour collecter des données en temps réel sur l'occupation de vos salles et bureaux.

• Applications de réservation: mettre en place des systèmes tels que Witco permettant aux employés de réserver des espaces à l'avance ou à la volée, avec un affichage en temps réel des disponibilités.  

Conception d'espaces hybrides

La flexibilité est essentielle pour s'adapter aux besoins changeants :

• Mobilier modulaire : investir dans des meubles facilement reconfigurables.

• Zones multifonctionnelles : créer des espaces qui peuvent servir à différentes fins.

• Cloisons mobiles : utiliser des séparateurs qui permettent de modifier rapidement la configuration des lieux.

Contrôle de la consommation d'énergie

Aspect essentiel d’une pratique durable, une gestion sobre de l'espace de travail comprend le suivi et l'ajustement de la consommation d'énergie sur divers postes :

• Éclairage automatisé et contrôles CVC basés sur l'occupation en temps réel : utiliser les capteurs de présence pour déclencher la lumière, ou coordonner le chauffage avec la réservation de salles pour à la fois faire des économies et réduire votre impact environnemental.

• Mise en veille des écrans : programmer la mise en veille systématique de tous les écrans en dehors des heures de bureau.

• Ouverture de zones en fonction de la fréquentation : utiliser le planning de réservation de salles et de présence au bureau pour adapter l’espace disponible à la fréquentation annoncée. Inutile de chauffer ou climatiser l’ensemble du bâtiment si un seul service est présent, par exemple.  

Mesurer le succès de votre gestion des espaces de travail

Les indicateurs de performance clés (KPI) permettent de mesurer la pertinence de la stratégie de gestion de l’espace :  

• Coût par mètre carré : mesure l'efficacité financière de l'utilisation de l'espace.

• Taux d'occupation : indique à quel point les espaces sont effectivement utilisés.

• Satisfaction des utilisateurs : évalue la perception des employés concernant leur environnement de travail.

• Productivité : mesure l'impact de l'aménagement sur les performances.

En appliquant toutes ces mesures, vous retirerez de nombreux avantages de vos investissements dans l’optimisation de l'espace de bureau.

Avantages d'une gestion efficace de l'espace de travail  

Une gestion efficace peut vous apporter beaucoup :

• Une optimisation de l'utilisation de l'espace : en cherchant à tirer parti de chaque mètre carré et en minimisant les espaces sous-utilisés, vous améliorez l’allocation des ressources par leur alignement avec les besoins réels et les usages. La productivité globale et l'efficacité opérationnelle s’en trouvent également améliorées.

• Une augmentation de la productivité des collaborateurs : une gestion efficace de l'espace favorise un environnement de travail plus agréable et organisé, répondant aux préférences de travail individuelles et propice à la pleine expression du potentiel de chacun.  

• Une maîtrise des coûts : l’optimisation de l'espace de bureau peut permettre de faire grandir ses effectifs sans augmenter la superficie immobilière. Reconfigurer les zones sous-utilisées, repenser certains espaces collaboratifs suffit parfois à accueillir les collaborateurs supplémentaires sans modifier l’empreinte immobilière.

• Une amélioration de la flexibilité du lieu de travail : les solutions activity-based working, ou plus généralement flex office, permettent aux entreprises de s'adapter rapidement à l'évolution des modes de travail et des attentes des collaborateurs. Proposer du hot-desking et des espaces polyvalents est essentiel pour permettre des transitions fluides entre le travail à distance et au bureau tout en maximisant l'utilisation de l'espace et les opportunités de collaboration.

• Une amélioration de la sécurité : la gestion des espaces de travail constitue un élément essentiel de l'intégration des protocoles de sécurité et assure le respect des réglementations sanitaires, incendie et de construction dans les environnements de travail. En veillant à l’accessibilité des issues de secours, à un espacement suffisant entre les postes de travail et au strict respect des normes incendie et de sécurité, les entreprises se conforment non seulement à la loi, mais protègent également le bien-être de tous les occupants du bâtiment.

Découvrez comment Sanofi a optimisé avec succès la gestion de ses espaces de travail à travers l'étude de ce cas client.

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