Solution SaaS ou on-premise : quel choix pour votre digital workplace ?

‍Pourquoi adopter une solution Smart Building centralisée ?

L’immeuble de bureau a connu de profonds bouleversements ces dernières années avec, en toile de fond, la volonté de rationaliser les coûts immobiliers. Optimiser les taux d’occupation dans un contexte de travail hybride généralisé, tout en améliorant l’expérience collaborateur, est devenu un enjeu clé pour beaucoup de gestionnaires.

Du point de vue IT, l'enjeu principal d'un immeuble connecté est la consolidation des systèmes et le déploiement d'une infrastructure logicielle robuste. Le Smart Building, dans lequel l’utilisateur peut réaliser l’intégralité de son parcours grâce à son seul smartphone, est la solution plébiscitée par les acteurs de l’immobilier et leurs occupants. Pourtant, le paysage applicatif des sièges sociaux ressemble encore trop souvent à un empilement de solutions ponctuelles déployées sans vision d'ensemble.

Ainsi, il n’est pas rare de trouver au sein d’un même immeuble :

• une application pour le restaurant d’entreprise,
• une plateforme de réservation des espaces de travail et salles de réunion,
• un outil de ticketing pour les incidents et demandes de support,
• une application pour consulter l’offre fitness et bien-être,
• un portail pour consulter l’offre de services et produits commandables auprès de la conciergerie,
• des systèmes de contrôle d’accès non interfacés, etc.

En pratique, l’offre est inaccessible (absence de visibilité globale, obligation de télécharger de nombreuses applications, multiplication des mots de passe), alors qu’elle est très coûteuse pour l’entreprise. En effet, cette fragmentation génère plusieurs problématiques techniques et financières : coûts de licences multiples (chaque solution entraîne son propre coût d'abonnement ou de licence), complexité d'intégration (absence de SSO unifié), silos de données (impossibilité d'avoir une vue consolidée sur l'utilisation des espaces), maintenance dispersée (multiples relations contractuelles et support), expérience utilisateur dégradée (taux d'adoption faible, sollicitation excessive du support IT)…

Une plateforme smart office unifiée permet de résoudre ces problématiques en centralisant :

• les activités et services quotidiens (réservation d’une salle ou d’un cours de sport, commande de repas ou pressing, paiement des services, click & collect d’articles de la marketplace, annonce des visiteurs par l’accueil ou arrivée d’un colis),
• l’accueil (badge virtuel, cartographie, accès aux documents et contacts utiles),
• la gestion des identités (SSO via AD/Azure AD, LDAP ou SAML),
• les données d'occupation (informations consolidées pour le pilotage des surfaces),
• les intégrations (API unifiée pour connecter les systèmes métiers existants),
• le support (point d'entrée unique pour les demandes collaborateurs, le signalement et le suivi des incidents).

Quels critères techniques évaluer pour choisir la bonne application digital workplace ?

Pour les équipes IT et techniques, le choix d'une architecture Smart Building doit s'appuyer sur des critères objectifs :

Architecture et performance

Il s'agit notamment d'examiner la scalabilité de la plateforme en termes de nombre d'utilisateurs supportés, la disponibilité garantie par les SLA uptime, ainsi que les temps de réponse et la performance des API. Le choix entre une architecture cloud native ou monolithique influencera directement ces aspects.

Sécurité et conformité

La sécurité et la conformité représentent des enjeux majeurs. La solution doit respecter le RGPD avec un hébergement des données approprié, disposer de certifications reconnues comme l'ISO 27001 ou SOC 2, et proposer une gestion robuste des authentifications et habilitations. Les politiques de backup et de restauration doivent également être clairement définies.

Intégrations techniques

Les capacités d'intégration technique déterminent la fluidité du déploiement. Des API REST bien documentées facilitent la connexion aux systèmes existants, tandis que des connecteurs natifs vers les outils d'entreprise (Microsoft 365, Google Workspace) simplifient l'adoption. L'interfaçage avec les systèmes de contrôle d'accès et IoT, ainsi que la disponibilité de webhooks pour automatiser les workflows, enrichissent les possibilités d'orchestration.

Maintenance et évolutivité

Pour s’assurer de la pérennité de l’investissement, il convient d'analyser la fréquence et le processus de mise à jour, la rétrocompatibilité des API, ainsi que la qualité de l'accompagnement technique et du support éditeur. Une documentation technique complète et une communauté développeurs active constituent des atouts précieux.

TCO et modèle économique

Enfin, le TCO (coût total d’acquisition, de l’anglais Total Cost of Acquisition) et le modèle économique doivent être évalués sur une perspective de 3 à 5 ans, en intégrant non seulement les coûts de licence mais aussi les ressources IT nécessaires au run et les coûts cachés liés aux intégrations, formations et évolutions futures.

Alors, logiciel SaaS ou on-prem : quelle est l’option la plus adaptée pour l’immeuble d’un siège social ?

Choisir entre logiciels SaaS et on-premise pour votre smart office

Deux architectures s'opposent sur le plan technique pour la transformation d’un actif en digital workplace, immeuble de bureaux connecté et serviciel :

• Les logiciels SaaS (Software as a Service), avec une architecture cloud dédiée ou multi-tenant, utilisables en ligne moyennant un abonnement auprès de l’éditeur de la solution. Ces plateformes clé en main permettent un déploiement rapide sans installation physique. La maintenance technique, les mises à jour de sécurité et les évolutions visuelles et fonctionnelles sont comprises dans l’abonnement.
• Les logiciels on-premise (souvent abrégé en on-prem), installés et exécutés directement sur les serveurs internes de l’entreprise, sont hautement personnalisables moyennant un investissement initial élevé. Idéales pour les entreprises exigeant un contrôle total de leurs données, ces solutions sont généralement gérées par les équipes IT internes. L’exploitation et la maintenance de ces solutions sur-mesure doivent être réalisées et prises en charge par l’entrerprise ou sous-traitées à un prestataire.

Les équipes techniques Witco ont étudié en détails ces infrastructures Smart Building et vous trouverez ci-dessous leurs recommandations.

La solution SaaS : une app sur étagère pour des coûts mutualisés

L'architecture SaaS repose sur une mutualisation des coûts de développement et d'infrastructure entre plusieurs clients. Cette approche multi-tenant permet de diviser par 5 à 10 le TCO par rapport à un développement sur-mesure.

Avantages techniques d'une architecture SaaS :

• Infrastructure et opérations : l'éditeur prend en charge l'hébergement cloud sur les grandes plateformes (AWS, Azure, GCP) avec une scalabilité automatique qui s'adapte à la charge. La surveillance et la gestion des incidents fonctionnent en continu 24h sur 24, tandis que des SLA de disponibilité supérieurs à 99,9 % sont garantis contractuellement. L'architecture intègre nativement la restauration après sinistre et un plan de continuité d'activité.
• Sécurité et conformité : l'éditeur dispose d'une équipe sécurité dédiée qui pilote des audits et certifications réguliers. Les mises à jour de sécurité s'appliquent automatiquement, et la conformité RGPD est intégrée dès la conception. L'hébergement en France ou dans l'Union Européenne reste disponible pour les organisations ayant des contraintes de localisation.
• Évolution continue : la livraison fréquente de nouvelles fonctionnalités ou améliorations apporte l'innovation technologique sans nécessiter de projet interne. Chaque client bénéficie des retours d'expérience mutualisés et d'API enrichies régulièrement, sans avoir à gérer de versions spécifiques à maintenir.
• Déploiement très rapide : hébergée sur le cloud, l’application peut être déployée en 4 à 8 semaines en règle générale, contre 6 à 18 mois pour un développement sur-mesure commandé à une agence. L'approche privilégie la configuration plutôt que le développement, mobilise des ressources IT minimales et facilite la réversibilité.
• Modèle économique prévisible : le coût mensuel ou annuel par utilisateur reste fixe, évitantl'investissement initial lourd. Cette logique OPEX plutôt que CAPEX inclut les évolutions sans surcoût et réduit significativement les ressources IT à dédier au projet.

Limites pour l'IT :

La standardisation inhérente au SaaS peut poser problème dans certains contextes :

• personnalisation limitée de l'interface et des workflows,
• dépendance à la roadmap produit de l'éditeur,
• intégrations parfois limitées aux connecteurs standards,
• moins de contrôle sur l'infrastructure et les données,
• risque de dépendance au fournisseur.

Le caractère standard d’une telle solution constitue toutefois un obstacle important pour de nombreux clients et leurs sièges sociaux. Plus qu’une simple solution logicielle, l’application Smart Building est également la vitrine de l’immeuble et/ou de la culture de l’entreprise, elle ne peut donc pas être identique à celle d’autres acteurs.

Le modèle on-prem : maîtrise totale avec des engagements à long terme

Le choix d'une architecture on-prem sur-mesure offre une maîtrise complète de la solution et une forte personnalisation. Cette approche convient particulièrement aux organisations ayant des besoins très spécifiques, des contraintes de souveraineté strictes ou une expertise technique interne solide.

Réalité technique et financière

Lorsqu’une entreprise confie à une agence de développement la conception de A à Z de sa plateforme Smart Building sur-mesure, l'investissement initial se situe entre 300 K€ et 800 K€, selon le périmètre fonctionnel. Le projet mobilise 6 à 18 mois de développement avec une implication forte des équipes IT internes (MOA, architecture, sécurité, infrastructure).

Cette approche implique des engagements récurrents substantiels qui doivent être anticipés dans la stratégie IT : la maintenance applicative représente 15 à 20 % du coût de développement initial par an minimum, l'infrastructure et l'hébergement nécessitent des ressources dédiées (serveurs, bases de données, CDN, load balancing, monitoring), chaque nouvelle fonctionnalité requiert un projet de développement spécifique, les mises à jour de sécurité et des dépendances doivent être planifiées régulièrement, et un support applicatif N2/N3 doit être dimensionné.

Points de vigilance techniques et organisationnels

Certains aspects méritent une attention particulière dans la durée. L'évolution technologique rapide des frameworks et bibliothèques impose une veille et des mises à jour régulières pour éviter l'obsolescence. La continuité de service repose sur le maintien des compétences techniques, idéalement au-delà du prestataire initial. L'architecture doit être conçue dès l'origine avec une vision de scalabilité pour accompagner la croissance. Le coût unitaire des évolutions peut ralentir l'adoption de nouvelles fonctionnalités si le budget n'est pas dimensionné en conséquence. Enfin, la sécurité de la plateforme dépend directement de la capacité de l'équipe à maintenir une veille active.

Quand privilégier cette approche ?

Le modèle on-prem trouve sa pertinence lorsque les besoins fonctionnels sont vraiment différenciants et impossibles à satisfaire avec une solution standard, lorsque l'entreprise dispose d'une équipe IT dimensionnée pour assurer le maintien en conditions opérationnelles, ou lorsque des contraintes réglementaires ou de souveraineté l'imposent. Pour les autres cas, notamment lorsque le smart office n'est pas au cœur du métier de l'entreprise, les DSI privilégient désormais des solutions SaaS qui permettent de concentrer les ressources IT sur les projets à forte valeur ajoutée métier.

L’équilibre technique optimal pour les digital workplaces : le modèle SaaS personnalisable

Face aux limites respectives des modèles purs SaaS et on-prem, une troisième voie émerge : les plateformes SaaS avec forte capacité de personnalisation. Cette approche hybride combine les avantages techniques du SaaS (infrastructure, maintenance, évolution) avec la flexibilité nécessaire aux besoins spécifiques d'un siège social.

Grâce à ce modèle, les clients disposent d’un outil évolutif tout en bénéficiant de la mutualisation des coûts et en offrant à leurs occupants une expérience unique. Les capacités de personnalisation sont étendues :

• interface utilisateur : customisation complète (branding, couleurs, logos),
• workflows métiers : configuration avancée via des règles métiers paramétrables,
• intégrations : API REST documentées et webhooks pour connexion à tout système tiers,
• data model : champs personnalisés et extensions du modèle de données.

Ce modèle répond aux exigences techniques des DSI tout en permettant aux métiers de disposer d'une solution différenciante. L’immeuble devient une digital workplace unique, soutenant l’image de marque de l’entreprise et contribuant à la création d’une communauté soudée.

Que le client choisisse d’utiliser la solution en SaaS mutualisé ou dédié, il bénéficie d’une solution optimale qui offre le meilleur équilibre entre performance technique, maîtrise financière et capacité d'innovation.