Analyse de données smart office : 5 KPI pour une meilleure gestion des installations de bureau

La consommation d'énergie n'est qu'une partie des paramètres que les gestionnaires de bâtiments doivent surveiller. Au-delà de la maîtrise des coûts énergétiques, une gestion efficace des espaces de travail smart office nécessite un suivi global des espaces, des usages, des processus et des technologies. Les gestionnaires de bâtiments intelligents ont besoin de visibilité sur les performances de chaque composante du lieu de travail, des postes de travail individuels aux infrastructures techniques critiques.

Voici cinq indicateurs de performance clés (ou KPI, key performance indicators) qui transforment la gestion des installations de bureau d'une approche réactive de résolution de problèmes en une optimisation proactive du lieu de travail.

1. Taux d'utilisation de l'espace : optimiser les espaces de travail hybrides grâce à l'analyse de données smart office

À l'ère du travail hybride, mesurer le taux d'utilisation des espaces est devenu essentiel, notamment pour soutenir certaines stratégies d'optimisation des coûts immobiliers. Cette donnée représente la durée moyenne d'occupation de vos espaces tout au long de la journée de travail, exprimée en pourcentage.

Comprendre l'utilisation de l'espace aide les facility managers à répondre à des questions majeures en termes d'optimisation du lieu de travail :

• L'utilisation des locaux est-elle à la hauteur des prévisions ?
• Quels espaces sont surpeuplés et lesquels restent vides ?
• Faut-il optimiser certaines zones, modifier leur destination, ou encore envisager de vendre des espaces sous-utilisés ?

L'utilisation des données pour organiser l'activité

L'exploitation des données d'utilisation des espaces peut contribuer à rationaliser les opérations de multiples manières. C'est en évitant la suroccupation des zones populaires tout en minimisant les espaces sous-utilisés que les entreprises créent des environnements de travail équilibrés qui favorisent à la fois la collaboration et la concentration.

Grâce aux données, les gestionnaires ont la possibilité d'anticiper l'occupation des bureaux. Ils peuvent notamment éviter l'isolement de personnes travaillant sur un étage quasi vide en regroupant les collaborateurs dans des espaces de taille appropriée. Les collaborateurs bénéficient ainsi de la convivialité procurée par la proximité de leurs collègues, et les ressources énergétiques sont optimisées grâce à une gestion efficace de l'éclairage et du chauffage.

C'est en observant plusieurs indicateurs d'utilisation des espace de bureau que vous obtiendrez une vision complète et pertinente. L'analyse combinée des données des capteurs d'occupation, du système de réservation et des retours des collaborteurs permet de générer des indicateurs de performance sur l'utilisation de l'espace. Ces indicateurs représentent des outils efficaces pour optimiser l'utilisation des ressources immobilières et réduire les coûts.

2. Taux de disponibilité des actifs : assurer le bon fonctionnement des systèmes critiques

Le taux de disponibilité des actifs mesure le pourcentage de temps pendant lequel vos systèmes critiques restent pleinement opérationnels. Cet indicateur fondamental de l'environnement smart office a un impact direct sur la productivité des employés et la continuité des activités.

Ce taux est exprimé en pourcentage, calculé en divisant le temps de disponibilité total par le temps calendaire total.

Les facteurs influant sur la disponibilité des actifs

Plusieurs variables peuvent compromettre votre taux de disponibilité :

• les temps d'arrêt imprévus dus à des pannes d'équipement qui prennent les équipes au dépourvu,
• les activités de maintenance planifiées qui mettent temporairement les systèmes hors ligne,
• les facteurs humains incluant les erreurs d'opérateurs, une formation inadéquate et des conditions d'exploitation dégradées,
• les problèmes de conception résultant d'une mauvaise installation ou d'une mauvaise configuration initiale des équipements,
• le vieillissement des équipements à mesure que les systèmes approchent de leur fin de vie.

Le maintien d'un excellent taux de disponibilité repose sur trois piliers : des processus efficaces de résolution des incidents, une planification stratégique de la maintenance et des équipes opérationnelles hautement qualifiées. Ces éléments fonctionnent ensemble pour minimiser les interruptions et maximiser la disponibilité du système.

3. Temps moyen de détection (MTTD) : déceler les problèmes rapidement

Le temps moyen de détection (ou MTTD, de l'anglais Mean Time To Detect) mesure la durée moyenne entre le moment où une panne survient et sa découverte.

Dans les immeubles de bureau intelligents, la détection peut se faire soit par les utilisateurs qui signalent des problèmes, soit grâce à des outils de surveillance automatisés capables d'identifier les anomalies.

Divisez le délai total de détection par le nombre d'incidents survenus au cours d'une période donnée pour obtenir le MTTD de votre système.

En matière d'analyse de données smart office, un faible MTTD signifie que les collaborateurs subissent moins de perturbations informatiques, ce qui améliore directement la disponibilité et la fiabilité globales du système. De plus, lorsque les incidents sont décelés rapidement, ils sont généralement plus faciles et moins coûteux à résoudre.

Les stratégies pour réduire le MTTD

Plusieurs bonnes pratiques peuvent vous aider à réduire le temps moyen de détection :

• mettre en œuvre des processus automatisés de gestion des incidents qui permettent de signaler les problèmes instantanément,
• alléger les mises à jour système en augmentant leur fréquence au lieu de planifier de grands déploiements très espacés,
• favoriser une communication fluide entre les développeurs, le personnel informatique et les utilisateurs finaux par la mise en place de canaux appropriés,
• utiliser des capteurs IoT et des logiciels de surveillance qui fournissent des données sur la santé du système en temps réel.

Par exemple, la plateforme Witco est solution de gestion des espaces de travail qui peut être connectée à divers capteurs, permettant la collecte de données précises.

4. Temps moyen de réparation (MTTR) : mesurer la rapidité de résolution est important

Le temps moyen de réparation (ou MTTR, de l'anglais Mean Time To Repair) suit le temps moyen écoulé entre le moment où un incident est signalé et sa résolution complète. Prendre en compte cet indicateur dans la gestion des installations de bureau, c'est surveiller le temps de signalement initial, le temps de réponse, le temps de résolution et le temps de récupération post-incident.

Un MTTR long est souvent le signe d'obstacles organisationnels internes tels que des goulots d'étranglement en matière d'approbation, un inventaire d'équipements mal géré, des techniciens en sous-effectif ou mal formés et des systèmes de priorisation inefficaces.

Comment améliorer votre MTTR

La gestion des installations de bureau smart office nécessite une approche systématique de la résolution des incidents.

• Créez des systèmes de classification transparents qui catégorisent les incidents par gravité, en veillant à ce que les problèmes critiques reçoivent une attention immédiate.
• Définissez des rôles clairs au sein de votre structure de gestion des incidents afin que chacun connaisse ses responsabilités.
• Créez une base de connaissances complète documentant les incidents passés et les procédures de dépannage éprouvées.
• Automatisez les tâches répétitives tels que les redémarrages du système ou l'escalade des services pour libérer les techniciens chargés de résoudre des problèmes complexes.

5. La satisfaction des employés : l'élément humain de l'analyse de données smart office

Bien que les indicateurs techniques fournissent des données précieuses, la satisfaction des employés reste la mesure ultime du succès des bureaux intelligents. Ce KPI qualitatif montre dans quelle mesure vos stratégies de gestion des installations de bureau soutiennent les personnes qui utilisent les espaces au quotidien. Il aide également à prendre des décisions concernant les services premium proposés sur place, tels que l'accès à une salle de sport, le pressing ou des services de beauté et de bien-être. Mesurer à quel point les employés apprécient chaque service permet une gestion précise des offres et de leur évolution.

Mesurer le bien-être au sein des smart buildings

Plusieurs approches existent pour évaluer la satisfaction des employés.

• Les enquêtes numériques qui recueillent des retours directs sur la qualité des espaces de travail, les équipements, la technologie et l'expérience globale.
• L'analyse des données de présence qui révèle à quelle fréquence les employés choisissent de venir au bureau plutôt que de travailler à distance.
• Les usages réels des espaces qui indiquent ceux que les employés préfèrent et ceux qu'ils évitent.

Lorsque les employés viennent régulièrement au bureau et rapportent des expériences positives, cela valide vos investissements en matière de gestion des espace de travail hybrides. À l'inverse, une baisse de fréquentation ou des commentaires négatifs signalent le besoin d'ajustements dans la conception des espaces de travail, les technologies ou les politiques en place.

Intégrer les KPI pour une optimisation complète de l'espace de bureau

Ces cinq KPI ne fonctionnent pas de manière isolée. Les stratégies d'analyse de données les plus efficaces intègrent toutes ces mesures pour créer une vision globale des performances des installations. Par exemple, une faible satisfaction des employés peut être liée à une faible disponibilité des équipements ou à une utilisation inadéquate des espaces de travail. Un MTTR élevé peut contribuer à la fois à une diminution de la disponibilité et à la frustration des employés.

Les plateformes de gestion des installations de bureau comme Witco permettent d'automatiser la collecte et l'analyse de ces données, en fournissant des tableaux de bord qui aident les gestionnaires à identifier les tendances, à détecter les problèmes à un stade précoce et à prendre des décisions éclairées concernant l'allocation des ressources et les investissements dans les infrastructures.

Des données à l'action

Le pilotage d'indicateurs de performance clés constitue un levier stratégique pour optimiser la gestion des installations de bureau. Le taux de disponibilité des actifs garantit la fiabilité, le MTTD et le MTTR minimisent les interruptions, le taux d'utilisation de l'espace justifie les investissements immobiliers et la satisfaction des employés confirme que tous les efforts servent l'objectif ultime : créer des lieux de travail où les gens s'épanouissent.

En exploitant pleinement les données de leurs espaces de travail connectés, les facility managers peuvent créer des environnements de travail plus intelligents, qui s'adaptent à l'évolution des besoins tout en préservant l'excellence opérationnelle.