B. Braun

& Witco

Le groupe B. Braun a harmonisé l'expérience sur ses lieux de travail à l'échelle européenne avec Witco

Fondé en 1839, B. Braun est un acteur mondial de premier plan dans le secteur des dispositifs médicaux et de l'industrie pharmaceutique, présent dans 196 pays. Le groupe s'est fixé une mission claire : préserver et améliorer la santé des personnes dans le monde entier. Avec un parc immobilier diversifié allant de petits bureaux locaux à de vastes sièges sociaux internationaux, piloter l'expérience des collaborateurs représentait un vrai défi.

Le groupe avait besoin d'une plateforme workplace unique et fiable, capable de s'adapter aux contraintes propres à chaque pays, sans imposer aux collaborateurs de nouvelles habitudes complexes.

Pourquoi Witco : modularité et adoption facilitée

Lors de sa migration de Lotus Notes vers Microsoft Outlook, B. Braun cherchait une solution pérenne pour gérer la réservation de salles de réunion. La plateforme de Witco s'est distinguée pour deux raisons majeures :

1. Une modularité inégalée
   Tous les sites n'ont pas les mêmes besoins. Witco permet à B. Braun de déployer uniquement la réservation de salles sur un petit site, tout en proposant une suite complète de services (gestion des visiteurs, affichage dynamique, signalement d'incidents) sur ses sièges sociaux les plus importants.

2. Une intégration en profondeur
   La plateforme fonctionne nativement avec Microsoft 365. Les collaborateurs peuvent réserver des salles et des bureaux directement depuis Outlook, sur mobile ou sur ordinateur, sans avoir à apprendre à utiliser un nouvel outil.

« Avec Witco, nous sommes vraiment modulaires : nous disposons d'un portefeuille de cas d'usage qu'un petit site comme un grand site peut demander… Les collaborateurs réservent depuis Outlook sans même savoir que cela se répercute sur toute la plateforme. En termes d'adoption, c'est idéal. » Romain Biechler, Ingénieur système chez B. Braun

La solution : un portail unique pour organiser les journées sur le lieu de travail

B. Braun n'a pas seulement numérisé la réservation de salles et de bureaux, l'entreprise a transformé l'intégralité du parcours collaborateur.

1. Du matériel intelligent pour chaque type d'espace

La gestion de plus de 100 salles de réunion nécessite un équipement adapté. Installés à l'entrée de chaque espace, les écrans de salle de réunion RoomPad font bien plus que de simples panneaux signalétiques numériques :

• ils affichent les participants attendus et l'objet de la réunion,
• ils permettent la réservation immédiate lorsque la salle est libre,
• ils intègrent le guidage dans les bâtiments pour aider collaborateurs et visiteurs à s'orienter,
• ils diffusent les contenus internes en mode veille,
• et ils permettent à chacun de signaler un incident sur place.

Pour les espaces plus calmes comme les cabines insonorisées, où de grands écrans ne sont pas nécessaires, ils s'appuient sur les mini-tablettes BoxPad, dont les fonctionnalités principales sont :

• la réservation instantanée,
• la confirmation de présence pour les réservations effectuées à l'avance,
• la prolongation ou l'annulation d'une réservation,
• un voyant LED coloré indiquant la disponibilité,
• un lecteur de badge universel pour l'authentification.

2. Repenser le stationnement et les déplacements

Sur les sites où les places sont limitées, B. Braun a transformé les places de parking en ressources réservables. Le groupe a même intégré sa flotte de véhicules électriques et ses bornes de recharge dans l'application : les collaborateurs réservent une voiture aussi simplement qu'une salle de réunion.

3. Digitaliser la gestion des colis

La gestion manuelle des colis constituait un goulot d'étranglement. Avec Witco, B. Braun a numérisé l'ensemble du flux : les lettres et colis entrants sont scannés via code-barres, tracés dès leur arrivée, et les destinataires sont instantanément notifiés pour un suivi fluide des retraits fluides.

4. Informer tout le monde grâce à l'affichage dynamique

Dans l'ensemble des bâtiments, les écrans d'affichage dynamique tiennent les équipes informées : informations clés de l'entreprise, actualités internes et groupe, annonces produit, événements à venir, etc.

Le plan interactif, disponible sur tous les écrans de réservation de salle de réunion RoomPad, facilite l'orientation dans les bâtiments et donne une vision immédiate de la disponibilité des espaces. B. Braun utilise également ce plan pour placer des points d'intérêt, afin que chacun puisse localiser rapidement les trousses de secours ou les extincteurs, notamment.

Le résultat : un modèle de déploiement éprouvé à l'international

Après huit ans de partenariat continu, le déploiement est une véritable réussite. Lancée en France sur quatre sites, la plateforme a été déployée avec succès en Hongrie, en Roumanie, en Suède, en Estonie et au Royaume-Uni.

« L'essentiel, c'est de réunir les principales parties prenantes autour de la table :  l'IT, les RH, les services généraux et la communication interne. Ensuite, il faut s'aligner sur les besoins réels de chaque pays. »
Romain Biechler

Le secret de ce développement mondial ? Un contrôle centralisé associé à une coordination locale. Le logiciel Device Manager de Witco permet aux équipes IT de B. Braun de superviser et de mettre à jour tout le parc matériel à distance, avec un excellent niveau de stabilité.

B. Braun peut par ailleurs compter sur une équipe d'experts pour traiter ses demandes et résoudre tout incident dans les meilleurs délais, mais aussi pour discuter des besoins en fonctionnalités futures, s'accorder sur ce qui est réalisable à court terme et définir les prochaines étapes.