Gestion des espaces de travail : guide pratique pour optimiser vos bureaux

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Selon CBRE et CoreNet Global, l’immobilier représente généralement le deuxième ou le troisième poste de dépenses d’une entreprise. Mieux utiliser les surfaces disponibles est donc devenu un enjeu stratégique, à condition de préserver la qualité de l’environnement de travail.

Vous souhaitez revoir l’aménagement de vos bureaux, proposer davantage d’espaces adaptés aux activités ou faciliter l’accès aux services du bâtiment ? Ce guide vous aide à évaluer la situation, à définir vos priorités et à mesurer les résultats.

Qu’est-ce que la gestion des espaces de travail ?

La gestion des espaces de travail consiste à organiser, exploiter et évaluer les locaux, les ressources et les services dont les collaborateurs ont besoin au quotidien. Elle couvre notamment l’aménagement des bureaux, l’accès aux salles et aux postes de travail, les règles de réservation et l’analyse des usages.

Les équipes de l’environnement de travail, des services généraux et de l’immobilier recherchent un équilibre entre les attentes des occupants, les équipements disponibles et les contraintes du bâtiment. Leur rôle n’est pas simplement de faire entrer davantage de personnes dans moins de mètres carrés. Il s’agit de proposer des espaces utiles, accessibles et adaptés aux activités, tout en maîtrisant les coûts et le fonctionnement du site.

Les notions clés à connaître

Une planification et une exploitation efficaces de l'espace reposent sur quelques concepts clés :

Le suivi de l’occupation et des usages

Le suivi de l’occupation et l'anlalyse des données permettent de mieux comprendre quand et comment les espaces sont utilisés. Selon les équipements en place, l'analyse peut s’appuyer sur des capteurs de présence, des validations de présence ou d’autres données d’usage. En exploitant les données recueillies, les entreprises peuvent identifier des tendances insoupçonnées, optimiser l'allocation des espaces en fonction des besoins réels et gérer les coûts plus efficacement.

Le space planning

Le space planning, ou planification de l’aménagement, consiste à répartir les surfaces en fonction des besoins. Il s’agit par exemple de trouver le bon équilibre entre postes individuels, salles de réunion, espaces de collaboration et zones calmes, en tenant compte des capacités, des circulations et de l’accessibilité.

Les espaces flexibles

Les aménagements flexibles permettent d’adapter les locaux à l’évolution des usages. Ils peuvent associer bureaux non attribués, espaces partagés et zones polyvalentes. Les modalités d’accès varient : certains postes sont réservables, d’autres sont accessibles selon le principe du premier arrivé, premier servi.

L’objectif est de donner aux collaborateurs le choix d’un environnement adapté à leur activité, tout en utilisant les surfaces de manière cohérente.

L’activity-based working

Les bureaux en open space sont un choix courant pour les entreprises cherchant à améliorer la collaboration entre les équipes et à stimuler la productivité. L’activity-based working (ABW), ou travail par activité, repose sur un principe simple : chaque tâche appelle un environnement approprié. Une séance de travail collectif, un appel confidentiel et une activité exigeant de la concentration ne nécessitent pas les mêmes espaces.

Cette approche implique d'offrir aux collaborateurs une gamme d'espaces de travail conçus pour atténuer la pollution sonore ou d'autres distractions. Par exemple, des espaces insonorisés, tels que des cabines ou des bulles acoustiques, permettent de créer des zones dédiées à la concentration individuelle, préservant ainsi le bien-être de chacun.

La GMAO et les objets connectés

Les logiciels de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) ou de CAFM (Computer-Aided Facility Management), ainsi que les plateformes IoT (Internet des Objets), sont des outils essentiels pour soutenir les opérations quotidiennes sur le lieu de travail. Par exemple, les capteurs IoT collectent des données en temps réel sur l'utilisation, les conditions environnementales et l'occupation. Les analyses basées sur ces données facilitent la prise de décision et améliorent l'efficacité opérationnelle globale. Parallèlement, les solutions de GMAO ou de CAFM rationalisent les opérations, de la planification de la maintenance au suivi des actifs.

Les défis de la gestion des espaces de travail

Aujourd'hui, les outils technologiques et l'analyse de données sont indispensables au facility management. Ils fournissent des informations précises pour la prise de décision et aident à relever des défis clés :

1. Optimiser les surfaces sans dégrader le confort

L’optimisation des espaces de bureau ne consiste pas à supprimer toute surface peu occupée. Il faut tenir compte des activités, des pics de fréquentation et des besoins spécifiques, tout en évitant les aménagements trop contraints.

L’expérience commence aussi avant l’entrée dans les locaux. Pour les sites concernés, des solutions de gestion du stationnement comme Wayleadr, Sharvy ou Izix peuvent faciliter l’accès aux places disponibles, selon les règles et la capacité du parking.

2. Maîtriser les consommations d’énergie

Le chauffage, la ventilation et la climatisation (CVC), l’éclairage et les équipements électriques sont autant de sources de consommation d'énergie qui peuvent être optimisées.

Pour les bâtiments tertiaires de plus de 1 000 m², le dispositif Éco Énergie Tertiaire, issu du décret tertiaire, fixe des objectifs de réduction des consommations d’énergie finale : au moins 40 % en 2030, 50 % en 2040 et 60 % en 2050. Mieux connaître l’occupation réelle des locaux aide à cibler les actions.

Des solutions d'amélioration des performances énergétiques peuvent notamment inclure un éclairage LED, des tablettes de réservation de salles avec capteurs de proximité et de luminosité ambiante (telles que la tablette RoomPad Silver), et des appareils basse consommation comme les étiquettes à encre numérique DeskTag. Chaque appareil dans votre bâtiment représente une opportunité d'optimisation énergétique.

3. Maîtriser les coûts immobiliers

Chaque mètre carré a un coût. Avant d’agrandir les locaux ou de réduire les surfaces, examinez leur utilisation, les besoins des équipes et les périodes de forte affluence.

Le partage de bureaux, la réorganisation de certaines zones ou l’activity-based working peuvent aider à mieux utiliser l’existant tout en offrant aux collaborateurs des espaces adaptés.

4. Réduire l’impact environnemental

Favoriser la lumière naturelle, regrouper les équipes et fermer certaines zones les jours de faible fréquentation, ou encore revoir les produits et méthodes d’entretien sont autant de pistes à étudier. Leur intérêt dépend du bâtiment et des pratiques déjà en place.

Pour évaluer les résultats, définissez un périmètre et une situation de référence.

5. Faciliter l’accès aux salles de réunion

Il arrive que des salles réservées restent vides alors que d’autres collaborateurs peinent à trouver un espace disponible. Un parcours de réservation simple, des règles claires et une bonne visibilité sur les ressources aident à corriger ce décalage.

Un logiciel centralisé de réservation de salles de réunion comme Witco permet à chacun de réserver rapidement depuis une application mobile ou un navigateur web. Les données ainsi centralisées permettent aux facility managers d'analyser les habitudes de réservation et, selon les intégrations, les données d'occupation, ce qui les aide à ajuster l’affectation des salles et les règles de réservation.

Comment construire une stratégie de gestion des espaces de travail ?

Commencez par un état des lieux, puis avancez progressivement en vérifiant l’effet de chaque changement.

1. Recenser les espaces et les contraintes

Établissez un inventaire des bâtiments, étages, salles, postes de travail, zones partagées et autres ressources réservables. Précisez leur capacité, leurs équipements, leurs horaires d’accès et les contraintes de sécurité ou d’accessibilité.

Impliquez les collaborateurs et les équipes responsables immobilières, techniques et informatiques afin que l'inventaire reflète la réalité du fonctionnement des espaces.

2. Comprendre les usages réels

Croisez les sources lorsque c’est pertinent. Les réservations indiquent une demande prévue ; les validations et déclarations de présence renseignent sur une présence signalée ; les capteurs compatibles apportent des indices de présence physique. Aucune de ces sources ne décrit, à elle seule, l’ensemble des activités des collaborateurs.

Pour approfondir les règles de présence et l’organisation des bureaux dans un modèle hybride, consultez notre guide de gestion du flex office.

Définissez la finalité du suivi, les droits d’accès et la durée de conservation des données. Privilégiez les analyses agrégées lorsqu’elles suffisent et expliquez clairement la démarche aux collaborateurs. Associez le délégué à la protection des données (DPO) pour vérifier la conformité au RGPD et, lorsque le dispositif le requiert, informez et consultez le CSE en amont.

3. Adapter les espaces aux activités

Comparez les aménagements disponibles aux tâches que les équipes doivent réaliser. Il peut être utile de combiner zones de concentration, espaces d’équipe, salles de réunion, cabines pour les appels et espaces polyvalents.

L’activity-based working peut guider cette réflexion. L’arbitrage doit toutefois reposer sur les besoins réels et les exigences d’accessibilité, pas sur une tendance ou un seul indicateur d’utilisation.

4. Établir des règles de réservation et de fonctionnement claires

Précisez qui peut réserver, combien de temps à l’avance, dans quelles conditions une réservation peut être annulée et ce qui se passe en cas de non-présentation.

Pour certaines salles, une validation de présence ou un dispositif reposant sur des capteurs peut permettre de libérer une réservation inutilisée. Vérifiez les équipements, les intégrations et les paramètres nécessaires avant de promettre ce comportement.

5. Tester, mesurer et ajuster

Définissez une situation de référence et une période d’observation cohérente. Lorsque c’est possible, testez un changement à la fois, par exemple une nouvelle règle de réservation ou le réaménagement d’une zone.

Examinez ensuite les usages, les retours et l'impact opérationnel avant de généraliser la solution.

Quels indicateurs suivre pour la gestion des espaces de travail ?

Choisissez des indicateurs qui répondent à une question décisionnelle spécifique. Pour chaque mesure, fixez la source, le mode de calcul et la période observée, afin que les comparaisons restent fiables d’un site ou d’une période à l’autre.

• Le taux d’occupation ou d’utilisation : précisez ce qui est mesuré, par exemple le temps d’occupation d’une salle ou la part des postes occupés. Indiquez s’il s’agit de réservations, de validations de présence ou de données de capteurs.
• Les pics de fréquentation et la capacité : repérez les jours et les zones où la demande approche les capacités disponibles.
• Les réservations et les no-shows : suivez les volumes, les annulations et les réservations fantômes, lorsque le dispositif permet de les identifier.
• Les coûts : comparez par exemple le coût au m² ou par poste disponible, avec un périmètre de charges stable.
• Les retours des collaborateurs : recueillez les difficultés rencontrées et la satisfaction à l’aide d’un dispositif adapté.
• Les indicateurs d’exploitation : examinez les demandes d’intervention, les incidents ou les opérations de maintenance lorsque ces données éclairent la décision.

Un seul chiffre ne résume pas la qualité d’un environnement de travail. Un taux d’occupation faible peut être justifié pour une salle destinée à des échanges confidentiels, à un besoin d’accessibilité ou à un pic ponctuel. Croisez les mesures avec la fonction de l’espace et les retours du terrain.

Quels outils facilitent la gestion des espaces de travail ?

Des solutions numériques innovantes facilitent considérablement la gestion de l'espace de travail en fournissant des données en temps réel sur la disponibilité des ressources, la gestion des incidents et la planification de la maintenance. Le bon choix dépend de vos besoins et des systèmes déjà en place.

• La réservation de ressources : une plateforme comme Witco centralise la réservation de bureaux, la réservation de salles de réunion et celle des places de parking. Les collaborateurs consultent les disponibilités à l’avance ou en instantané et choisissent les ressources qui leur conviennent.
• Les tableaux de bord d’usage : ils permettent d’analyser les réservations, les confirmations de présence ou les données d’occupation, selon les sources disponibles, afin d’identifier les habitudes d’utilisation et d’orienter les décisions de planification.
• Les plans et l’affichage dynamique sur site : ils aident les collaborateurs à localiser les espaces, à se déplacer dans le bâtiment et à visualiser la disponibilité immédiate.
• Les capteurs d’occupation : des équipements compatibles, tels que les capteurs Ubigreen, Cisco ou Z#BRE, peuvent compléter les données de réservation par des informations sur la présence physique.
• La GMAO et les outils de facility management : des solutions comme ServiceNow, ServiceInsight by CBRE ou Looma by VINCI Facilities peuvent intervenir dans le traitement des demandes et le suivi des opérations, selon leur périmètre et les intégrations retenues.
• Les intégrations avec la gestion technique du bâtiment (GTB) : elles peuvent relier des informations d’occupation aux systèmes d’éclairage ou de CVC. Une plateforme workplace experience ne pilote pas automatiquement ces équipements : les connexions et les contrôles requis doivent être mis en place.

Witco associe réservation de ressources, analyse des usages, plans, affichage dynamique sur site et intégrations avec des capteurs. Les fonctionnalités disponibles dépendent de la configuration choisie. Découvrez les solutions de gestion des espaces de travail et son écosystème d’intégrations.

Quels bénéfices attendre d’une gestion des espaces de travail efficace ?

Un environnement de travail bien pensé peut offrir plusieurs avantages :

• Une meilleure utilisation des surfaces : en tirant le meilleur parti de chaque mètre carré et en minimisant les espaces sous-utilisés, vous améliorez l'allocation des ressources et garantissez que les installations correspondent aux besoins réels et aux usages quotidiens.
• Une productivité accrue : une gestion réfléchie de l'espace crée un environnement de travail plus agréable et organisé, qui prend en charge les diverses préférences de travail et permet aux collaborateurs de donner le meilleur d'eux-mêmes.
• Une meilleure maîtrise des coûts : l’optimisation des espaces de bureau peut permettre d’accompagner l’évolution des effectifs sans augmenter systématiquement votre empreinte immobilière. La reconfiguration des zones sous-utilisées et la refonte des espaces collaboratifs suffisent souvent à soutenir la croissance.
• Davantage de souplesse : le partage de postes, l’activity-based working et les espaces polyvalents facilitent l’adaptation aux activités et aux modes de travail.
• Un meilleur suivi des contraintes de sécurité : une planification rigoureuse de l'espace et une supervision des installations soutiennent les procédures de sécurité et la conformité aux réglementations en vigueur en matière de bâtiment, de santé et d'incendie.

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Des décisions fondées sur les usages et les besoins

La gestion de l'espace de travail est un processus continu : connaître ses locaux, comprendre les usages, choisir des améliorations utiles et en évaluer les résultats à l'aide d'indicateurs clairement définis. Le logiciel approprié peut centraliser les réservations, les données d'utilisation et les opérations quotidiennes, tout en favorisant une planification rigoureuse et la prise en compte des retours des collaborateurs.