L'add-in Witco pour Outlook facilite la réservation de salles de réunion et la gestion des visiteurs
L'essentiel : L'add-in Witco pour Outlook centralise réservation de salles, services et gestion des visiteurs dans votre calendrier, éliminant le besoin de jongler entre les applications.
Comment l'add-in Witco pour Outlook révolutionne-t-il la réservation d'espaces de bureau ?
Planification de réunion rime souvent avec labyrinthe d'applications dans lequel il faut passer d’un système à un autre pour parvenir à aligner tous les paramètres. Dans le but de créer une expérience unifiée et fluide pour les organisateurs de réunions, les fonctionnalités de réservation de salles de l'application Witco sont maintenant disponibles directement depuis Microsoft Outlook.
Conçue pour faire le lien entre votre calendrier et votre système de gestion du lieu de travail, cette extension puissante de la plateforme de réservation de salles centralise toutes les tâches clé liées à la réservation d'espaces, à la commande de services et à la gestion des visiteurs.
Réservation d'espaces de travail collaboratifs depuis Outlook
De nombreuses grandes entreprises exploitent déjà la richesse de l’application Witco pour optimiser la gestion de leurs bureaux. Avec l'add-in Outlook, elles ont la possibilité de rendre certaines fonctionnalités majeures directement accessibles depuis un outil que les collaborateurs utilisent tout au long de la journée : leur calendrier.
Grâce à ce système de réservation d'espaces de travail innovant, plus besoin de passer d’une application à l’autre pour organiser une réunion, les employés bénéficient d’une expérience fluide qui leur fait gagner du temps et réduit les erreurs de réservation.
Lors de l'organisation de réunions, les utilisateurs peuvent désormais gérer tous les aspects de la réservation de salles sans jamais quitter Outlook, ce qui fait de Witco la solution de réservation de ressources la plus efficace pour les bureaux équipés des logiciels Microsoft.
"L'un des principaux freins à l'adoption des outils workplace, c'est qu'ils demandent aux collaborateurs de changer leurs habitudes. Avec l'add-in Outlook, nous avons inversé la logique : au lieu de demander aux utilisateurs de venir vers notre outil, nous allons vers eux, là où ils travaillent déjà chaque jour." — Carole Ramstein, VP Marketing chez Witco
Des fonctionnalités avancées de réservation de salles de réunion
Planification intelligente des salles de réunion
L’application de réservation d'espaces de travail Witco, intégrée à Microsoft Outlook, propose des filtres avancés qui transforment en profondeur la façon dont les équipes abordent la réservation de salles de réunion :
- Filtre de capacité, pour trouver des salles qui correspondent parfaitement au nombre de personnes conviées.
- Filtre par lieu, pour réserver en fonction du site des participants.
- Filtre par équipement, pour sélectionner des salles de réunion selon l'équipement audiovisuel, matériel ou technologique.
- Filtre par caractéristique, pour choisir les salles en fonction de critères tels que la lumière naturelle, l'accessibilité aux personnes à mobilité réduite ou l’aménagement.
Chaque fiche de salle de réunion fournit une information complète, affichant notamment des photos, la disponibilité en temps réel, les services associés, etc. L’expérience de réservation de bureau est ainsi plus efficace, avec des propositions au plus proche des besoins des organisateurs.
Accès aux services disponibles dans l’application de réservation d'espaces de travail
Une fois la salle ou les salles de réunion choisies, l'add-in Witco affiche l’ensemble des services associés. Besoin de plateaux repas, de boissons, ou d’une configuration audiovisuelle spécifique ? Tout peut être commandé dès la création de l’événement Outlook.
Aussi, la nature dynamique de ce système de réservation d'espaces de travail facilite les éventuelles modifications. Il suffit de revenir sur l’événement Outlook pour ajuster ou annuler les demandes de service via l’add-in. Chaque commande reste modifiable dans la limite des délais fixés pour la préparation des services.
Gestion automatisée des visiteurs
L'add-in Witco pour Outlook intègre désormais la gestion complète des visiteurs. Au-delà d’un système de réservation d'espaces de travail, Witco comporte également un module de gestion des visiteurs qui s'intègre parfaitement au processus de planification.
Comment ça marche ?
Lorsque vous ajoutez des participants à votre événement Outlook, la synchronisation avec l’add-in Witco se fait de manière automatique pour :
- inviter l’organisateur à identifier les visiteurs externes,
- pré-remplir le formulaire de déclaration des visiteurs,
- synchroniser les informations des visiteurs avec le système de gestion de l’espace de travail dans son ensemble,
- envoyer des e-mails de confirmation aux participants avec tous les détails nécessaires,
- notifier l’hôte dès que l’arrivée d’un visiteur est enregistrée.
Créer une visite directement depuis Outlook
Depuis l'onglet "Visiteurs" de l'add-in, vous pouvez :
- Sélectionner le bâtiment où vous souhaitez recevoir vos visiteurs
- Identifier vos invités externes parmi les participants de la réunion
- Pré-remplir automatiquement les informations des visiteurs récurrents
- Modifier l'hôte de la visite en vous remplaçant par l’un de vos collaborateurs
- Créer la visite en un clic
La visite est automatiquement enregistrée dans le module Gestion des visiteurs de Witco. La synchronisation des informations avec vos outils interconnectés (autorisation d'accès avec ARD, connexion Wifi avec Ucopia ou Cisco Meraki) se déclenche automatiquement, le cas échéant.
Modifier ou annuler une visite
Besoin de modifier les détails d'une visite ou l'heure de la réunion ? Revenez simplement sur votre événement Outlook, ouvrez l'add-in Witco, et cliquez sur "Modifier la visite". Tous les changements sont synchronisés en temps réel avec le système de gestion des visiteurs.
Si la réunion est annulée, vous pouvez supprimer la visite directement depuis l'add-in. La suppression est automatiquement reflétée dans le module Gestion des visiteurs.
Pourquoi les collaborateurs aiment l'add-in Witco pour Outlook, solution avancée de réservation de salles de réunion
Expérience professionnelle améliorée
Cette application de réservation d’espaces de bureau assure une expérience premium tant pour les organisateurs que pour les visiteurs. Toutes les parties prenantes reçoivent les informations qui leur sont utiles grâce aux fonctionnalités de communication automatisées.
De plus, le processus d'enregistrement des visiteurs optimise notamment le travail des réceptionnistes qui, libérés du traditionnel interrogatoire pour enregistrer chaque visiteur, gagnent en disponibilité pour offrir un accueil plus personnalisé et convivial.
"Ce qui fait la différence avec l'add-in, c'est l'effet domino : quand un collaborateur gagne 5 minutes sur l'organisation d'une réunion, c'est aussi la réception qui gagne 5 minutes sur le check-in, et le visiteur qui gagne 5 minutes d'attente. Cette efficience se propage à toute la chaîne." — Carole Ramstein, VP Marketing chez Witco
Visibilité complète des réunions
Gérez efficacement la logistique de vos réunions. Utiliser l'add-in depuis votre calendrier Outlook vous offre une vue centralisée de toutes les réservations et commandes de services associées à vos réunions programmées. Cette visibilité permet d'éviter les double réservations, les demandes de service oubliées, et même de pallier les lacunes de communication.
Gain de temps considérable
L'avantage le plus significatif de ce système de réservation d'espaces de travail est peut-être la fin du jonglage entre diverses applications. Au lieu de basculer d’une plateforme à l’autre pour programmer une réunion, l'add-in Witco permet de tout accomplir dans un outil unique. Quand vous cliquez sur "Envoyer" votre invitation Outlook, vous avez déjà :
- sécurisé la salle de réunion qui vous convient,
- commandé tous les services nécessaires,
- pré-enregistré les participants externes,
- configuré les communications automatisées à destination des visiteurs.
Cette approche rationalisée de la réservation de salles de réunion permet aux équipes de concentrer leur énergie sur la préparation du contenu de réunion, au lieu de passer leur temps à gérer la logistique.
Un parcours fluide et un environnement personnalisé
Grâce à l'authentification unique (Single-Sign-On) l'add-in Witco pour Outlook offre aux utilisateurs une expérience sans friction. Ils effectuent leurs réservations et déclarent les visiteurs sans quitter leur calendrier Outlook. La connexion au système de réservation d’espaces de bureau ainsi automatisée, l’expérience est fluide et intégrée à leur flux de travail existant.
Pour les entreprises souhaitant garantir une cohérence visuelle, l'add-in peut être entièrement personnalisé : ajout de logo, de couleurs et de dénomination spécifiques. Chacun est ainsi libre de créer une expérience utilisateur cohérente, alignée sur son identité d'entreprise, tout en bénéficiant de fonctionnalités avancées de réservation de salles de conférence.
Questions fréquentes sur l'add-in Witco pour Outlook
Puis-je modifier une visite après sa création ?
Oui, vous pouvez modifier les détails d'une visite directement depuis l'add-in en cliquant sur "Modifier la visite". Les changements sont synchronisés en temps réel avec le module Gestion des visiteurs.
Que se passe-t-il si je modifie l'heure de la réunion dans Outlook ?
Pour que la visite soit mise à jour, vous devez ouvrir l'add-in, cliquer sur "Modifier la visite" et sauvegarder. La synchronisation automatique entre l'événement Outlook et la visite sera améliorée dans une prochaine version.
Quelles intégrations de sécurité sont supportées ?
L'add-in supporte actuellement les intégrations ARD, Ucopia et Cisco Meraki. D'autres intégrations peuvent être ajoutées sur demande, selon les besoins de votre organisation.
Les visiteurs reçoivent-ils une confirmation ?
Oui, une fois la visite créée, les visiteurs reçoivent automatiquement un email de confirmation avec toutes les informations nécessaires (adresse du bâtiment, instructions d'accès, etc.).
L'add-in Witco pour Outlook est-il compatible avec tous les abonnements Microsoft 365 ?
L'add-in fonctionne avec la plupart des abonnements Microsoft 365 incluant Outlook. Pour connaître la compatibilité spécifique avec votre abonnement, contactez votre administrateur IT ou l'équipe Witco.
Comment installer l'add-in Witco pour mon équipe ?
L'installation se fait via le centre d'administration Microsoft 365 de votre organisation. Votre administrateur IT peut déployer l'add-in pour l'ensemble de vos équipes ou par groupes d'utilisateurs. Witco fournit une documentation complète pour faciliter le déploiement.
L'add-in Witco pour Outlook : centralisez votre gestion workplace
L'add-in Witco pour Outlook transforme la façon dont les entreprises gèrent leurs espaces de travail en intégrant réservation de salles, commande de services et gestion des visiteurs directement dans Microsoft Outlook. Cette approche élimine le besoin de jongler entre plusieurs applications et améliore l'efficacité opérationnelle à tous les niveaux de l'organisation.
Que vous organisiez une réunion interne, receviez des clients externes ou coordonniez un événement multi-sites, l'add-in simplifie chaque étape du processus. Les équipes gagnent du temps, les réceptionnistes offrent un meilleur accueil, et les visiteurs bénéficient d'une expérience fluide dès leur arrivée.
Prêt à tester l'add-in Witco pour Outlook ? Contactez notre équipe pour une démonstration personnalisée ou découvrez comment Witco accompagne plus de 500 entreprises dans l'optimisation de leur gestion workplace.
