L'add-in Witco pour Outlook facilite la réservation de salles de réunion

Comment l'add-in Witco pour Outlook révolutionne-t-il la réservation d'espaces de bureau ?

Planification de réunion rime souvent avec labyrinthe d'applications dans lequel il faut passer d’un système à un autre pour parvenir à aligner tous les paramètres. Dans le but de créer une expérience unifiée et fluide pour les organisateurs de réunions, les fonctionnalités de réservation de salles de l'application Witco sont maintenant disponibles directement depuis Microsoft Outlook.

Conçue pour faire le lien entre votre calendrier et votre système de gestion du lieu de travail, cette extension puissante de la plateforme de réservation de salles centralise toutes les tâches clé liées à la réservation d'espaces, à la commande de services et à la gestion des visiteurs.

Réservation d'espaces de travail collaboratifs depuis Outlook

De nombreuses grandes entreprises exploitent déjà la richesse de l’application Witco pour optimiser la gestion de leurs bureaux. Avec l'add-in Outlook, elles ont la possibilité de rendre certaines fonctionnalités majeures directement accessibles depuis un outil que les collaborateurs utilisent tout au long de la journée : leur calendrier.

Grâce à ce système de réservation d'espaces de travail innovant, plus besoin de passer d’une application à l’autre pour organiser une réunion, les employés bénéficient d’une expérience fluide qui leur fait gagner du temps et réduit les erreurs de réservation.

Lors de l'organisation de réunions, les utilisateurs peuvent désormais gérer tous les aspects de la réservation de salles sans jamais quitter Outlook, ce qui fait de Witco la solution de réservation de ressources la plus efficace pour les bureaux équipés des logiciels Microsoft.

Des fonctionnalités avancées de réservation de salles de réunion

Planification intelligente des salles de réunion

L’application de réservation d'espaces de travail Witco, intégrée à Microsoft Outlook, propose des filtres avancés qui transforment en profondeur la façon dont les équipes abordent la réservation de salles de réunion :

• Filtre de capacité, pour trouver des salles qui correspondent parfaitement au nombre de personnes conviées.
• Filtre par lieu, pour réserver en fonction du site des participants.
• Filtre par équipement, pour sélectionner des salles de réunion selon l'équipement audiovisuel, matériel ou technologique.
• Filtre par caractéristique, pour choisir les salles en fonction de critères tels que la lumière naturelle, l'accessibilité aux personnes à mobilité réduite ou l’aménagement.

Chaque fiche de salle de réunion fournit une information complète, affichant notamment des photos, la disponibilité en temps réel, les services associés, etc. L’expérience de réservation de bureau est ainsi plus efficace, avec des propositions au plus proche des besoins des organisateurs.

Accès aux services disponibles dans l’application de réservation d'espaces de travail

Une fois la salle ou les salles de réunion choisies, l'add-in Witco affiche l’ensemble des services associés. Besoin de plateaux repas, de boissons, ou d’une configuration audiovisuelle spécifique ? Tout peut être commandé dès la création de l’événement Outlook.

Aussi, la nature dynamique de ce système de réservation d'espaces de travail facilite les éventuelles modifications. Il suffit de revenir sur l’événement Outlook pour ajuster ou annuler les demandes de service via l’add-in. Chaque commande reste modifiable dans la limite des délais fixés pour la préparation des services.

Gestion automatisée des visiteurs

Au-delà d’un système de réservation d'espaces de travail, Witco comporte également un module de gestion des visiteurs qui s'intègre parfaitement au processus de planification. Lorsque vous ajoutez des participants à votre événement Outlook, la synchronisation avec l’add-in Witco se fait de manière automatique pour :

• inviter l’organisateur à identifier les visiteurs externes,
• pré-remplir le formulaire de déclaration des visiteurs,
• synchroniser les informations des visiteurs avec le système de gestion de l’espace de travail dans son ensemble,
• envoyer des e-mails de confirmation aux participants avec tous les détails nécessaires,
• notifier l’hôte dès que l’arrivée d’un visiteur est enregistrée.

Pourquoi les collaborateurs aiment l'add-in Witco pour Outlook, solution avancée de réservation de salles de réunion

Expérience professionnelle améliorée

Cette application de réservation d’espaces de bureau assure une expérience premium tant pour les organisateurs que pour les visiteurs. Toutes les parties prenantes reçoivent les informations qui leur sont utiles grâce aux fonctionnalités de communication automatisées.

De plus, le processus d'enregistrement des visiteurs optimise notamment le travail des réceptionnistes qui, libérés du traditionnel interrogatoire pour enregistrer chaque visiteur, gagnent en disponibilité pour offrir un accueil plus personnalisé et convivial.

Visibilité complète des réunions

Gérez efficacement la logistique de vos réunions. Utiliser l'add-in depuis votre calendrier Outlook vous offre une vue centralisée de toutes les réservations et commandes de services associées à vos réunions programmées. Cette visibilité permet d'éviter les double réservations, les demandes de service oubliées, et même de pallier les lacunes de communication.

Gain de temps considérable

L'avantage le plus significatif de ce système de réservation d'espaces de travail est peut-être la fin du jonglage entre diverses applications. Au lieu de basculer d’une plateforme à l’autre pour programmer une réunion, l'add-in Witco permet de tout accomplir dans un outil unique. Quand vous cliquez sur "Envoyer" votre invitation Outlook, vous avez déjà :

• sécurisé la salle de réunion qui vous convient,
• commandé tous les services nécessaires,
• pré-enregistré les participants externes,
• configuré les communications automatisées à destination des visiteurs.

Cette approche rationalisée de la réservation de salles de réunion permet aux équipes de concentrer leur énergie sur la préparation du contenu de réunion, au lieu de passer leur temps à gérer la logistique.

Un parcours fluide et un environnement personnalisé

Grâce à l'authentification unique (Single-Sign-On) l'add-in Witco pour Outlook offre aux utilisateurs une expérience sans friction. Ils effectuent leurs réservations et déclarent les visiteurs sans quitter leur calendrier Outlook. La connexion au système de réservation d’espaces de bureau ainsi automatisée, l’expérience est fluide et intégrée à leur flux de travail existant.

Pour les entreprises souhaitant garantir une cohérence visuelle, l'add-in peut être entièrement personnalisé : ajout de logo, de couleurs et de dénomination spécifiques. Chacun est ainsi libre de créer une expérience utilisateur cohérente, alignée sur son identité d'entreprise, tout en bénéficiant de fonctionnalités avancées de réservation de salles de conférence.

Conclusion : l'avenir de la planification de salles de réunion

Dans un contexte professionnel où la réactivité est essentielle, opter pour un système efficace de réservation de salles de réunion ne se limite pas à une simple démarche pratique – c'est un élément clé pour soutenir une position de leader.

Par l'intégration de fonctionnalités avancées de réservation directement dans leurs outils métier de référence, les entreprises suppriment les étapes superflues et optimisent les processus de réservation d'espaces de bureau et de services. Le résultat de cette démarche est un environnement de travail plus performant, dans lequel les équipes peuvent se focaliser sur l'essentiel : atteindre leurs objectifs.

Pour gérer la réservation de salles, les services et l'enregistrement des visiteurs directement depuis votre calendrier Microsoft Outlook, faites confiance à l'add-in Witco. Contactez-nous pour plus d'informations.

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