Bureaux partagés en flex office : avec ou sans réservation ?

L’essentiel  : Quand le hot-desking manque de structure, comment le « zone booking » permet-il d’organiser le travail hybride au sein des grandes entreprises, avec une réservation de bureau simple et rapide ?

‍

Le travail hybride a profondément transformé l’organisation des sièges sociaux de grandes entreprises. Grâce à l'optimisation de l'espace et aux nouvelles pratiques digital workplace, les bureaux comptent souvent moins de postes de travail que de collaborateurs. Pourtant, lorsque ces derniers viennent au bureau, ils veulent un espace de travail fonctionnel et accueillant.

De nombreuses entreprises commencent par adopter le hot-desking, un système de bureaux partagés sans réservation, sur le principe du « premier arrivé, premier servi », avec un placement totalement libre. Bien que simple en théorie, souvent cette approche ne fonctionne pas à grande échelle.

C'est pourquoi de nombreuses grandes entreprises mettent en place des solutions de réservation de bureau flexible, qui reposent sur un modèle plus structuré. Parmi ces solutions, le zone booking (la réservation d’une place au sein d’une zone définie) est à mi-chemin entre le hot-desking et la réservation d’un bureau fixe.

Les limites du hot-desking pour les grandes entreprises en flex office

Le hot-desking est particulièrement adapté pour les bureaux avec un faible effectif, ou une grande flexibilité. Cependant, dans les grands sièges sociaux, l’arrivée non planifiée de centaines ou de milliers de collaborateurs pose plusieurs problèmes :

• Incertitude : jusqu’à leur arrivée au bureau, les collaborateurs ne peuvent pas être sûrs qu'un poste de travail sera disponible.
• Utilisation inégale de l’espace de travail : certaines zones sont bondées tandis que d’autres restent vides.
• Manque de proximité : il peut être difficile de s’asseoir avec les collègues de son service.
• Absence de données sur l'utilisation de l’espace de bureau partagé : les équipes de facility management ont peu de visibilité sur la demande réelle.

Pour les entreprises souhaitant mettre en place une politique de travail hybride durable, ce manque de structure devient rapidement un problème de productivité et d'expérience collaborateur.

Comment organiser la réservation de bureaux partagés

En règle générale, les entreprises qui ont atteint les limites du flex office sans réservation ont le choix entre deux modèles principaux pour la gestion de leurs bureaux partagés :

1. La réservation de bureau individuel

Les collaborateurs choisissent et réservent un poste de travail précis pour leur journée au bureau. Ce modèle, qui offre une maîtrise totale dans le choix du poste de travail, convient aux équipes ayant de fortes préférences pour certains bureaux ou des besoins spécifiques en termes d’équipement.

2. Le « zone booking », ou réservation d’une place dans un espace de bureau partagé

Les collaborateurs ne choisissent pas un bureau précis, mais réservent une place au sein d’une zone définie, également appelée « pool de bureaux ». Ils ont l’assurance qu’une place leur est réservée, sans avoir à sélectionner un bureau particulier. Ce modèle est plus simple à gérer, la réservation est plus rapide et convient à de grands immeubles avec plusieurs étages ou quartiers d'équipes.

Il est possible de faire coexister ces deux modèles au sein d’un même immeuble de bureaux partagés : certains espaces peuvent être gérés comme des bureaux individuels réservables (par exemple, des postes ergonomiques ou des bureaux fermés), tandis que les bureaux en open space peuvent être divisés en pools de bureaux, selon le principe de zoning.

Qu'est-ce que le « zone booking » ?

Une zone (ou pool de bureaux, ou espace partagé) regroupe plusieurs postes de travail dans un espace de bureau partagé d'une capacité définie. Au lieu de réserver un bureau spécifique, les collaborateurs réservent une place dans un pool de bureaux.

Les principales caractéristiques du zone booking incluent :

• la réservation d'une place dans un espace de bureau partagé plutôt que l’attribution d’un bureau individuel précis,
• une limite de capacité en fonction du nombre de places disponibles,
• un créneau de réservation défini (généralement à la journée ou à la demi-journée),
• un plan des espaces de bureau flex office pour se repérer.

Grâce à ce modèle de réservation, il est possible d’organiser les espaces de travail partagés sans rogner sur la flexibilité.

Principaux avantages du zone booking

1. Garantir un poste de travail à chaque collaborateur venant au bureau

L'une des plus grandes frustrations dans la pratique du hot-desking, c’est l'incertitude.

Organiser votre bureau flex office en pools de bureaux supprime ce point de friction en offrant aux collaborateurs la possibilité de réserver leur place avant de venir sur site. À leur arrivée, ils se dirigent sans hésitation vers la zone choisie où ils savent qu'un poste de travail les attend.

Les effets sur le bien-être des collaborateurs sont multiples :

• réduction du stress lié à la recherche d’un endroit où s’installer,
• des journées au bureau plus prévisibles,
• une expérience de travail hybride plus fluide.

À l’échelle de l’entreprise, cela garantit que les journées au bureau sont plus productives et moins chaotiques.

2. Organiser les espaces de travail partagés par équipe ou pools fonctionnels

Les sièges de grandes entreprises se composent souvent de multiples types d'espaces: quartiers d'équipe, zones de projet, zones de concentration, étages par département, etc.

Les pools de bureaux permettent aux entreprises de structurer le lieu de travail en zones logiques. Chaque zone peut correspondre à un espace d'équipe ou à un espace fonctionnel, avec sa propre capacité d'accueil.

Cela offre divers avantages tels que :

• s'asseoir près des membres de son équipe,
• laisser chaque service gérer son propre espace de bureau partagé,
• organiser la répartition des collaborateurs dans l’environnement de travail, même en bureaux partagés.

Au lieu de choisir un bureau au hasard, les collaborateurs choisissent la zone qui convient le mieux à leurs tâches du jour.

3. Maîtriser la capacité d’accueil grâce au système de réservation de place au bureau

Les pools de bureaux permettent notamment de suivre et administrer la fréquentation du bureau flex office.

Chaque espace de bureau partagé compte un certain nombre de places. Une fois que la capacité de l'espace partagé est atteinte, aucune réservation supplémentaire n'est autorisée. Ainsi, les espaces ne risquent plus d’être surchargés puisque les disponibilités affichées dans l’application flex office correspondent au nombre de places réelles.

Au fil du temps, les facility managers peuvent ajuster la capacité des espaces, attribuer plus de places à des équipes très demandées, ou rééquilibrer l'occupation des bureaux entre certains étages ou bâtiments. Le zone booking est donc un outil puissant pour la gestion de bureau flexible et l'organisation des espaces de travail.

4. Réserver facilement avec de larges plages horaires

La gestion des espaces de travail hybride nécessite rarement une planification heure par heure des réservations de bureaux. La plupart des collaborateurs ont simplement besoin d'un espace de travail pour une demi-journée ou une journée complète.

En règle générale, le système de zone booking prend en charge les réservations à la journée ou à la demi-journée, facilitant ainsi la réservation tout en offrant assez de flexibilité de planification dans un contexte hybride.

Ce fonctionnement permet :

• de simplifier la planification,
• de s’adapter aux pratiques de travail hybride les plus courantes,
• de rendre la réservation rapide et intuitive.

Les collaborateurs peuvent réserver leur place au bureau en quelques secondes.

5. Collecter des informations précises sur l’utilisation du lieu de travail pour de meilleures prévisions

Contrairement au hot-desking, les réservations via une application flex office génèrent des données précieuses, que les équipes workplace et de facility management peuvent analyser :

• les espaces les plus prisés,
• les jours de forte affluence,
• le taux d'utilisation de chaque poste de travail,
• les habitudes de présence des équipes.

Ces informations aident les entreprises à prendre des décisions éclairées pour améliorer l'aménagement des bureaux, ajuster le nombre de postes de travail disponibles, planifier les futurs investissements, et bien plus encore.

6. Trouver l’équilibre entre flexibilité et encadrement

Le véritable intérêt des bureaux partagés en flex office est le juste équilibre qu’ils apportent entre flexibilité et organisation. Le zone booking fournit un cadre pour l'organisation de l'espace de travail avec un mode de réservation plus simple et plus rapide pour les collaborateurs que la réservation d'un bureau précis.

Les collaborateurs apprécient de connaître la disponibilité des postes de travail tout en gardant une certaine liberté grâce à la réservation de bureau flexible. Pour les équipes workplace de grandes entreprises, le système assure une bonne gestion et anticipation de la disponibilité des ressources.

Comment réserver dans un espace de bureau partagé avec l’application servicielle smart office Witco ?

Chez Witco, nous pensons que l'adoption d'un système de réservation de bureau flexible dépend d'une chose: les personnes doivent pouvoir réserver depuis des interfaces qu’elles utilisent déjà. Concrètement, plusieurs points d'entrée peuvent permettre la réservation d’une place au bureau, par exemple :

• À partir du service de réservation de ressource (bien connu des collaborateurs pour réserver des salles de réunion)
• À partir du plan (un moyen visuel de découvrir les différents étages, permettant aux collaborateurs de repérer les ressources disponibles en un clin d’œil et de choisir laquelle réserver)
• Depuis le service de gestion de la présence au bureau (tout collaborateur se déclarant « sur site » peut ensuite réserver un bureau)

L’étape de réservation est ainsi intégrée naturellement au parcours de l’utilisateur, et n’apparaît pas comme une tâche supplémentaire à effectuer.

Inclus dans l’application servicielle smart office Witco, notre système de zone booking améliore également la coordination des équipes avec la visualisation des personnes ayant réservé dans chaque espace partagé. Au lieu de réserver de façon dispersée sur tout un étage, les utilisateurs peuvent voir qui a déjà réservé dans un espace (via l’affichage des avatars et d’une liste des présents, notamment).

Pour les environnements de travail hybride, cela signifie par exemple que les membres d’une même équipe peuvent s'asseoir les uns près des autres sans planification complexe. Les journées de bureau sont ainsi plus conviviales et intentionnelles.

Zone booking : une approche évolutive pour les sièges sociaux en flex office

Alors que le travail hybride devient la norme, les entreprises ont besoin de modèles de travail qui fonctionnent à grande échelle. Si le hot-desking peut fonctionner en théorie, en pratique les sièges sociaux de grandes entreprises doivent pouvoir maîtriser leur capacité d’accueil, avoir de la visibilité pour anticiper les besoins.

C’est exactement ce qu’offre un système de réservation de bureau flexible.

En organisant les postes de travail en espaces de bureaux partagés réservables à la journée et accessibles sur plan interactif, les entreprises peuvent créer des bureaux flex office facilitant à la fois le travail hybride des collaborateurs et la gestion du lieu de travail pour les équipes workplace. Les avantages sont nombreux :

• Contrôle du nombre de places par zone.
• Réduction des frictions grâce à la réservation de places au sein de pools de bureaux.
• Des flux simples qui facilitent la gestion des espaces de travail hybride.
• Un système de réservation de bureau moderne que les collaborateurs utiliseront réellement.

En flex office, le meilleur système de réservation de bureau n'est pas le plus complexe. C'est celui qui permet de réserver sans effort tout en gardant la maîtrise des places disponibles.